Для чего нужна номенклатура дел
Без перечня дел документы копятся по принципу кто как положил. Через год никто не помнит, где лежит договор аренды и можно ли выбросить накладные трёхлетней давности. Номенклатура даёт каждому виду документов своё место и срок, после которого его можно передать в архив или списать по акту.
Основные понятия делопроизводства
| Понятие | Что значит | Как применяется |
|---|---|---|
| Дело | Папка или группа документов по одному вопросу | Под каждое дело заводится заголовок и индекс |
| Индекс дела | Условное обозначение дела в номенклатуре | Позволяет быстро найти дело в шкафу и в учёте |
| Срок хранения | Время, в течение которого документ нельзя уничтожать | Устанавливается по виду документа и записывается рядом с делом |
| Постоянное и временное хранение | Разделение дел по важности | От этого зависит, куда дело попадёт после завершения |
| Акт о выделении к уничтожению | Документ, по которому дела с истёкшим сроком списываются | Составляется комиссией и подписывается |
Как сроки связаны с видами документов
Договоры, акты, накладные, кадровые приказы и бухгалтерские регистры хранятся разное время. Для каждого вида срок определяют нормативные документы, и он может меняться, поэтому не переписывайте его из памяти. Практичный порядок такой:
- составьте перечень видов документов, которые есть в организации
- для каждого вида найдите срок в действующих актах или спросите юриста
- запишите срок в номенклатуру рядом с делом
- назначьте ответственного за делопроизводство в каждом подразделении
- раз в год сверяйте номенклатуру с фактическими делами
Чем агент помогает при учёте сроков хранения
Агент не решает, сколько хранить тот или иной документ. Он работает с уже утверждённой номенклатурой: находит документы по теме в подключённых папках и почте, напоминает ответственному о делах, у которых подходит конец срока, и готовит черновик списка для комиссии. Такая сводка экономит время на ручной просмотр папок. Подписывает и утверждает акты человек.
Пример для предприятия в Солигорске
Допустим, на предприятии в Солигорске несколько подразделений ведут свои папки. Ответственный по делопроизводству раз в квартал получает от агента список дел, у которых срок хранения заканчивается. Он проверяет их физически, согласует с юристом и только потом решает, что передать в архив. Если срок у дела неясен, агент помечает его как требующее решения, а не оставляет без внимания.
Как вести номенклатуру в течение года
Номенклатура не должна лежать в шкафу как памятник. Если в организации появился новый вид документов, добавьте его сразу и укажите срок после согласования с юристом. Когда подразделение закрывается или реорганизуется, дела передаются по описи. Агент помогает следить за этими изменениями: напоминает о ревизии и сверяет перечень с фактическим набором папок.
Что спрашивают чаще всего
Можно ли составить номенклатуру дел без юриста?
Черновик составит ответственный по делопроизводству, но сроки хранения нужно сверять с действующими актами и согласовывать с юристом. Законодательство Республики Беларусь может меняться, поэтому ссылаться на память нельзя.
Нужно ли хранить бумажные копии, если есть электронные?
Это зависит от вида документа и правил, которые установлены для него. Уточните у юриста или бухгалтера, какой экземпляр считается основным, и запишите решение в регламент.
Может ли агент удалить документ с истёкшим сроком?
Нет. Агент напоминает и готовит список, а решение об уничтожении принимает комиссия и оформляет актом. Никакие документы без подтверждения сотрудника не удаляются.
Составьте перечень видов документов вашего подразделения и отметьте те, для которых срок хранения неясен.