Какие документы считать электронными актами и накладными
Под электронным актом чаще всего понимают акт выполненных работ или оказанных услуг, оформленный и подписанный в электронном виде. Электронная накладная подтверждает передачу товара. В Беларуси к ним примыкают электронные счета-фактуры на портале налоговых органов и электронные товарно-транспортные накладные. Важно различать, какой документ вы готовите и какими правилами он регулируется. Конкретные требования уточняйте у бухгалтера или юриста.
Термины простыми словами
| Термин | Что означает | Кто обычно работает |
|---|---|---|
| ЭСЧФ | Электронный счёт-фактура на портале МНС | Бухгалтер |
| ЭТТН | Электронная товарно-транспортная накладная | Логист, склад |
| Акт | Подтверждение выполненных работ или услуг | Менеджер проекта, бухгалтер |
| Электронная подпись | Способ подтвердить авторство и неизменность документа | Уполномоченное лицо |
| Статус документа | Этап в маршруте: черновик, согласование, подписан | Все участники |
Что означают статусы и почему они важны
Статус показывает, на каком этапе находится документ и что с ним делать дальше. Без единых статусов сотрудники переспрашивают друг друга, где документ и кто его держит. Достаточно договориться о небольшом наборе:
- черновик — документ готовится и ещё не показан контрагенту
- на согласовании — его проверяет внутренний ответственный
- отправлен — контрагенту передан подписанный экземпляр
- подписан обеими сторонами — документ принят в учёт
- отклонён или требует исправления — указана причина и срок
Как построить внутренний маршрут документа
Определить владельца документа
Каждый тип документа закрепляется за одной ролью: акт по услугам готовит менеджер проекта, накладную по отгрузке склад, счёт-фактуру бухгалтер.
Описать порядок согласования
Кто проверяет сумму, кто условия, кто подписывает. Если подписывающих несколько, заранее зафиксируйте очередь.
Назначить сроки
Для каждого этапа задаётся время на ответ, а в календаре появляется напоминание, чтобы документ не застрял.
Договориться о хранении
Подписанные экземпляры лежат в одном месте, откуда их можно найти по контрагенту и дате.
Проверять ошибки по итогам периода
Раз в период просматривайте отклонённые документы и причины. Они подсказывают, что поправить в шаблонах и правилах.
Как это может выглядеть в Могилёве
Представим, что торговая компания в Могилёве работает с десятками покупателей. Акты и накладные готовят три сотрудника, и каждый хранит файлы у себя. Из-за этого бухгалтер тратит время на запросы вроде: подписан ли акт по договору с таким-то контрагентом. Единый маршрут и единые статусы снимают эти вопросы: документ виден всем, кому он нужен, а ответственный известен.
Допущение условное, но показательное: порядок не требует новых программ. Достаточно одной таблицы со статусами, договорённости о ролях и привычки обновлять состояние документа в день его движения.
Что готовит агент, а что подтверждает человек
Coagent подключается к 1С, почте и таблицам, может подготовить черновик акта на основе условий договора, напомнить об истекающем сроке согласования и свести статусы в общую сводку. Подписание, отправка контрагенту и любые изменения условий остаются за уполномоченным сотрудником.
Нужно ли переходить на электронные документы сразу со всеми контрагентами?
Нет. Обычно начинают с тех, кто уже готов работать так же. Остальные документы пока остаются на бумаге, а внутренний маршрут и статусы можно ввести для обоих форматов.
Кто отвечает за правильность суммы в акте?
Ответственность остаётся за людьми: менеджер проверяет объём работ, бухгалтер сумму и реквизиты. Агент может сверить данные с договором и подсказать расхождение.
Как хранить подписанные документы?
Желательно в одной структуре папок по контрагентам и периодам, с понятными названиями файлов. Сроки хранения уточните у бухгалтера.
Начинать удобно с одного вида документов, например с актов по услугам, и добавлять остальные по мере привыкания сотрудников. Так проще заметить слабые места маршрута и подправить их без спешки.
Выпишите типы документов и их владельцев, это первый шаг к единому маршруту.