Из чего обычно состоит комплект документов на партию
Состав комплекта зависит от товара, страны отправления и режима. Для белорусского импортёра или экспортёра, который работает в рамках ВЭД, чаще всего речь идёт о следующих документах. Точный перечень по вашей партии нужно уточнять у таможенного брокера, поскольку требования меняются.
- договор или контракт и спецификация к нему
- инвойс и, если используется, проформа-инвойс
- упаковочный лист с перечнем мест и содержимого каждого места
- транспортный документ на груз
- документы, подтверждающие оплату или условия расчётов
- разрешительные документы и сертификаты, если для товара они предусмотрены
- документы, подтверждающие происхождение товара, когда это нужно
Почему комплект оказывается неполным
На практике причины почти всегда организационные. Документы приходят от разных людей и в разное время: поставщик присылает инвойс, перевозчик выдаёт транспортный документ, бухгалтерия получает платёжные данные, юрист хранит договор. Если никто не отвечает за общую картину, пробел обнаруживается в последний момент.
Среди типичных причин, которые встречаются в разных компаниях, можно назвать следующие:
- нет единого списка документов под конкретный товар и страну
- ответственный менеджер переключился на другие дела, а подменить его некому
- документ пришёл, но лежит в личной почте сотрудника
- данные в разных документах расходятся: количество, наименование, реквизиты
- разрешение действует, но его срок истёк до подачи
К чему приводит нехватка документа
Последствия сводятся к потере времени и денег. Партия задерживается на границе или на складе временного хранения, водитель простаивает, покупатель ждёт товар, а поставщик получает претензию. Если расхождение обнаружено уже после подачи, исправление требует дополнительных согласований. Какие именно санкции или расходы возможны в вашем случае, подскажет таможенный брокер или юрист.
Что сделать сразу, чтобы контроль заработал
Составить список по типам партий
Для каждой категории товара и направления зафиксируйте перечень документов и согласуйте его с брокером. Список хранится в общем доступе.
Назначить ответственного
У каждой партии есть имя человека, который отвечает за комплект, и заместитель на случай его отсутствия.
Завести карточку партии
В карточке отмечается, какие документы получены, от кого, когда и какой срок действия у разрешений. Пробелы видны сразу.
Сверять данные между документами
Перед подачей сравниваются наименование, количество, вес, реквизиты и УНП. Расхождения исправляются до отправки, а не на границе.
Что агент берёт на себя при сборе таможенного комплекта
Подход к контролю комплектности похож для импорта, экспорта и транзита. В любом случае сначала определяется, что именно должно быть в комплекте, затем отмечается, что получено, и только потом принимается решение о подаче. Отдельно стоит упомянуть сроки: документ может быть в наличии, но потерять силу к моменту оформления. Поэтому в карточке партии рядом с каждым разрешением записывают дату окончания действия и проверяют её до отправки груза.
Агент собирает документы из почты и общих папок, сверяет данные между инвойсом и упаковочным листом и подсказывает, чего не хватает. В Coagent такой агент работает с почтой, таблицами и документами внутри компании; письмо поставщику с запросом недостающего документа он готовит как черновик, который отправляет сотрудник. Решение о подаче комплекта и ответственность за него остаются у человека.
Составьте для своей основной категории товаров список документов и проверьте его с брокером.