Подготовка: что собрать до начала работы
Начните с описания того, что есть. Составьте список кадровых документов, которые компания оформляет регулярно: приём, перевод, отпуска, командировки, прекращение трудового договора. Для каждого определите ответственного, шаблон и место хранения. Если шаблонов нет или их несколько вариантов, сначала согласуйте единый.
Перед запуском проверьте, что у вас есть следующее:
- актуальные шаблоны приказов и трудовых договоров, согласованные с юристом
- график отпусков и перечень сроков, за которыми нужно следить
- понимание, кто подписывает какие документы
- правила хранения личных дел и доступа к ним
- согласие на обработку персональных данных там, где оно требуется
Запуск: первые документы с помощью агента
На старте поручите агенту самые повторяющиеся документы. Кадровик называет сотрудника и событие, агент достаёт из карточки данные и готовит черновик приказа или договора, отмечая недостающие поля. Готовый текст проверяет кадровик, а подписывает руководитель.
| Документ | Кто готовит | Что проверяет человек |
|---|---|---|
| Приказ о приёме | Агент составляет черновик из сведений кадровика | Должность, условия, дату начала работы |
| Трудовой договор | Агент подставляет данные в шаблон юриста | Условия оплаты, режим работы, подпись сторон |
| Приказ об отпуске | Агент готовит по графику и заявлению | Совпадение с графиком и замещением |
| Прекращение договора | Агент собирает данные и перечень документов | Основание, расчёт, порядок подписания |
Закрепление: как удержать порядок
Через некоторое время порядок начинает сыпаться: появляются исключения, шаблоны устаревают, сроки забываются. Чтобы этого избежать, введите ритм. Например, раз в неделю кадровик просматривает сводку, которую готовит агент: у кого заканчивается испытательный период, чей отпуск скоро начинается, какие документы не подписаны.
Для закрепления порядка полезны три простые привычки:
- после каждого изменения законодательства юрист обновляет шаблоны, и они заменяются в одном месте
- любое исключение из правила записывается с причиной, чтобы не повторять спорных решений
- один раз в квартал кадровик и юрист просматривают личные дела на полноту документов
Какие ошибки кадровых документов можно заметить заранее
Многие недочёты в кадровых документах повторяются из года в год, и их проще ловить по списку, чем при разборе проблемы. Агент не принимает решений, но может просмотреть пакет и подсказать, что выглядит странно, а кадровик примет решение по существу.
- дата приказа не совпадает с датой начала работы или отпуска
- в приказе и договоре по-разному написаны должность или подразделение
- в трудовом договоре отсутствует подпись одной из сторон
- приказ издан, но работник не ознакомлен с ним под подпись
- срок испытательного периода или срочного договора подходит к концу, а решения нет
Персональные данные сотрудников
Кадровые документы содержат персональные данные, поэтому доступы нужно выдавать по ролям: агенту ровно столько, сколько нужно для задачи. Обработку помогает выстроить Закон Республики Беларусь № 99-З, а детали стоит согласовать с юристом. Платформа Coagent ставится на сервер компании, и правила доступа агента задаются обычными словами, но выбор нейросети влияет на то, где обрабатываются данные.
Составьте перечень кадровых документов компании с ответственными, и с него можно начинать первый этап.