Почему договор застревает на согласовании
Типичная картина: менеджер отправляет проект договора по почте, юрист читает его между другими делами, бухгалтер замечает условия оплаты уже после подписи, директор не видит, на каком этапе договор. Каждый шаг по отдельности небольшой, но вместе они растягивают процесс.
Чаще всего задержки происходят по таким причинам:
- маршрут согласования не записан, и каждый раз его вспоминают заново
- нет единого места, где видно, у кого сейчас договор
- правки приходят в письмах и теряются между версиями
- у согласующих нет срока, поэтому документ лежит без движения
- типовые условия не вынесены в шаблон, и юрист проверяет одно и то же снова
К чему это приводит
Клиент ждёт подписанный договор и тем временем начинает сомневаться. Отгрузка начинается без договора или откладывается. Поставщик остаётся без подтверждённых условий, а бухгалтер учитывает операции по устным договорённостям. В итоге растёт нагрузка на менеджеров и юриста, а у руководителя нет картины: сколько договоров в работе и где задержка.
Маршрут согласования и роли
| Роль | Что проверяет | Что фиксирует |
|---|---|---|
| Менеджер | Условия сделки, реквизиты, УНП контрагента | Дату отправки на согласование |
| Юрист | Права и обязанности сторон, ответственность | Замечания по пунктам |
| Бухгалтер | Порядок оплаты, налоговые последствия | Согласие или возражения |
| Руководитель | Коммерческие условия и риски | Решение о подписании |
Таблица показывает типичное распределение, но в каждой компании оно своё. Главное, чтобы на каждом шаге был один названный человек, а не отдел целиком: когда ответственность общая, договор лежит у всех и ни у кого.
Что делать с договорами, которые уже зависли
Не ждите, пока будет готов полный регламент, начните с текущих задержек. Выпишите договоры, которые стоят на согласовании дольше обычного, и для каждого определите, у кого он сейчас и чего ждёт. Часто выясняется, что три из пяти задержек вызваны одной причиной: не хватает реквизитов или не согласованы условия оплаты. Устранив её в шаблоне, вы уберёте целый класс задержек.
Первые шаги для налаживания маршрута согласования
Запишите маршрут
Определите, кто и в каком порядке смотрит договор каждого вида: поставка, услуги, аренда. Достаточно одной страницы, которую видят все участники.
Назначьте срок для каждого согласующего
Срок устанавливается, например в течение рабочего дня или двух, и закрепляется внутренним правилом. Без срока напоминания не имеют смысла.
Соберите замечания в одном месте
Правки фиксируются в одной версии документа или в карточке сделки, а не в переписке. Агент может собирать замечания из писем и объединять их в один список.
Включите напоминания
Агент проверяет, у кого договор задержался дольше установленного срока, и присылает согласующему напоминание. Письмо уходит только после подтверждения сотрудника, который отвечает за процесс.
Подведите итоги
Раз в месяц просмотрите, на каком этапе чаще всего возникали задержки, и измените шаблон или маршрут.
Как это может выглядеть в компании из Могилёва
Допустим, в Могилёве торговая компания подписывает договоры поставки с десятками контрагентов. Менеджер прикладывает проект к карточке сделки в Битрикс24. Агент сверяет реквизиты и название контрагента с карточкой клиента и готовит юристу сводку: что отличается от шаблона. Юрист видит именно отличия, а не весь текст. После его замечаний агент напоминает бухгалтеру и руководителю, если договор стоит дольше срока.
Опишите на одной странице маршрут согласования самого частого вида договоров в вашей компании.