Почему начинать стоит с анкеты, а не с программы
Многие компании сначала выбирают систему, а потом выясняют, что процессы в ней нечем описать. Анкета решает обратную задачу: на бумаге или в таблице фиксируется, что происходит сейчас. После этого видно, где документы ждут подписи, где данные переписывают вручную, а где достаточно простого правила.
Образец анкеты по одному виду документа
Заполняйте анкету отдельно для каждого вида документа, например для договора поставки или акта выполненных работ. Поля можно скопировать в таблицу:
- Название документа и где он нужен: например, договор поставки для оптовых покупателей.
- Кто инициирует документ и откуда берёт исходные данные: менеджер, данные из 1С или CRM.
- Кто проверяет и согласует: юрист, бухгалтер, руководитель направления.
- Кто подписывает и в какой форме: на бумаге, электронно, через ЭСЧФ или электронную ТТН.
- Где хранится оригинал и копия, кто имеет к ним доступ.
- Сколько времени документ обычно проходит путь и где чаще всего останавливается.
- Какие ошибки случаются чаще всего: неверный УНП, устаревшие реквизиты, потерянная подпись.
Как заполнять анкету и что делать с ответами
Собрать тех, кто работает с документом
Заполняйте анкету вместе с менеджером, бухгалтером и юристом. Каждый видит свой участок процесса, и вместе получается полная картина.
Описать, как есть, а не как задумано
Фиксируйте реальный порядок, даже если он нарушает регламент. Только так видны места, где процесс ломается.
Отметить повторяющиеся действия
Выделите шаги, которые одинаковы от документа к документу: подстановка реквизитов, проверка УНП, рассылка. Именно их можно передавать помощнику.
Определить точки подтверждения
Для каждого документа решите, что подтверждает человек: отправку, подпись, изменение условий. Эти точки записываются в анкете отдельно.
Какие документы в Беларуси обычно описывают первыми
| Документ | Почему подходит для старта | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Договор и приложения | Много типовых полей, повторяющихся согласований | Изменения условий всегда согласует юрист и руководитель |
| Накладная и акт | Частые документы с однотипными данными | Подписи и форма хранения зависят от ваших договорённостей с контрагентом |
| Электронная ТТН | Связана с отгрузкой и перевозкой | Порядок оформления уточняйте у бухгалтера и логиста |
| ЭСЧФ | Выставляется на портале налоговых органов, важна сверка с учётом | Правила могут меняться, сверяйте их у бухгалтера |
| Проверка контрагента по УНП | Простая повторяющаяся задача перед договором | Результат проверяет человек, а не только система |
Отдельно стоит отметить, что анкета полезна и без всякой автоматизации. Она показывает, что один и тот же документ в разных отделах называют по-разному, что подписанты не всегда известны заранее и что часть согласований давно потеряла смысл. Иногда этого достаточно, чтобы убрать лишние шаги без какого-либо инструмента.
Что дальше: от анкеты к первому запуску
Когда анкеты по двум-трём видам документов заполнены, видно общую картину. Для первого запуска выбирают тот документ, где много повторяющихся действий и мало юридического риска. Например, подготовку актов и накладных на основе заказа.
Агент Coagent работает внутри подключённых систем: 1С, почты, таблиц и документов. Он может подготовить черновик документа и список недостающих данных, но отправка и подпись остаются за человеком. Подключения настраиваются вместе с клиентом, а роль агента описывается обычными словами.
Заполните анкету по одному виду документа и покажите её коллегам из бухгалтерии.