Три вопроса, на которые должен отвечать регламент
Прежде чем подключать агента к рабочим системам, руководитель должен получить ответы на три вопроса. К чему агент имеет доступ, что он делает и как это увидеть задним числом, как его быстро остановить, если что-то пошло не так. Из этих вопросов и складывается шаблон.
Регламент не должен быть длинным. Страница на каждый из трёх разделов читается и обновляется, а толстый документ откладывают в папку и забывают.
Образец карты прав доступа
Карта показывает, какие системы подключены и какие действия разрешены. Для каждой системы выделяют три уровня: что агент делает сам, что только после подтверждения человека и что запрещено совсем.
| Система | Агент делает сам | Только после подтверждения | Запрещено |
|---|---|---|---|
| Почта | Читает входящие, сортирует, готовит черновики | Отправка письма наружу | Удаление писем и смена настроек ящика |
| 1С через OData | Читает справочники и остатки, создаёт черновики | Проведение и изменение документов | Изменение прав пользователей |
| Система учёта клиентов, например Битрикс24 | Читает карточки, добавляет заметки | Смена статуса сделки и суммы | Удаление клиентов |
| Документы и таблицы | Читает и сводит данные | Изменение утверждённых файлов | Удаление архивов |
| Telegram | Готовит ответы сотрудникам | Сообщения клиентам и контрагентам | Рассылки без согласования |
Образец правил журнала действий
Журнал нужен, чтобы по каждому действию агента можно было понять, кто его инициировал, что было сделано и на каком основании. Без журнала невозможно разбираться с ошибками и отвечать на вопросы проверяющих. В образец стоит включить следующие записи:
- дата, время и сотрудник, от имени которого работал агент;
- система и объект: письмо, документ 1С, сделка в CRM;
- что было прочитано, создано или изменено;
- было ли запрошено подтверждение и кто его дал;
- результат: выполнено, отклонено, завершилось ошибкой.
Определите, кто просматривает журнал и как часто. Хорошо, когда это делает не тот, кто настраивает агента, а ответственный за безопасность или руководитель отдела.
Образец порядка отключения
Отключение агента должно занимать минуты. Для этого заранее назначают ответственных и описывают порядок действий. Образец:
- сотрудник, заметивший странное поведение, сообщает ответственному за безопасность;
- ответственный приостанавливает агента или отключает его доступы к системам;
- фиксируется время и описание ситуации;
- проверяются последние записи журнала и документы, к которым был доступ;
- решение о возобновлении работы принимает руководитель после исправления правил.
Как применять шаблон в компании
Берите шаблон как основу и подгоняйте под свои системы. Coagent устроен так, что роль, правила и доступы агента задаются обычными словами, поэтому карту прав из таблицы выше можно взять за основу при настройке правил агента. Но текстовое правило и техническое ограничение доступа не одно и то же: права в самих системах выдаёт администратор, и именно они фактически ограничивают агента. Простые действия агент выполняет сам, а важные, такие как отправка письма или изменение договора, только после подтверждения человека; решения о платежах остаются за людьми.
Права стоит выдавать узко и расширять по мере доверия. Начните с чтения и черновиков, а действия, которые меняют данные, добавляйте после проверки.
Кто за что отвечает при работе с агентом
Безопасность не сводится к настройкам. Нужны люди с понятными ролями: владелец процесса, который решает, что агент делает, ответственный за доступы, который их выдаёт и отзывает, и проверяющий, который смотрит журнал. В небольшой компании все три роли могут совмещать два человека, но они должны быть названы письменно.
Скопируйте таблицу прав на свою компанию и заполните её вместе с ответственным за информационную безопасность.