Счёт приходит на почту, а решение принимается в мессенджере
Допустим, в компании из Орши бухгалтер получает счёт по почте, пересылает руководителю в Telegram, и тот отвечает коротким согласием. Через месяц никто не может показать, кто и на каком основании разрешил платёж. Решение принято, но его след остался лишь в чате и не привязан к счёту. Маршрут должен фиксировать три вещи: кто видел счёт, что проверил и какое решение принял.
Проверяют сумму, но не основание
Часто сверяют только сумму и реквизиты, а соответствие договору и факту поставки остаётся в стороне. Счёт может быть выставлен по старой цене, на товар, который ещё не принят, или повторно. Минимальный набор проверок до передачи руководителю такой:
- УНП и название контрагента совпадают с договором
- позиции и цены соответствуют заказу или спецификации
- товар или услуга получены, если оплата не авансовая
- такой счёт ещё не оплачивался и не стоит в очереди повторно
- статья расходов определена, ответственный за бюджет назван
Роли размыты: все согласуют, никто не отвечает
Когда в цепочке четыре человека и у каждого свой взгляд, ответственность растворяется. Полезно закрепить за каждым то, что именно он подтверждает своей отметкой.
| Роль | Что проверяет | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Инициатор закупки | соответствие счёта заказу и факту получения | нужда в товаре или услуге была |
| Бухгалтер | реквизиты, УНП, договор, дубли | счёт оформлен корректно |
| Руководитель направления | бюджет и обоснованность расхода | расход допустим по направлению |
| Финансовый руководитель | наличие средств и очерёдность платежей | платёж можно провести |
Нет сроков и замещения
Счёт зависает у отпускника или у занятого руководителя. Если нет правила на случай молчания, поставщик напоминает о долге, а компания платит позже срока. Нужны два правила: срок ответа на каждом шаге и замещающий согласующий.
Срок ответа стоит сделать видимым для всех участников. Если счёт ждёт руководителя, это должно быть заметно инициатору и бухгалтеру, а не только самому руководителю. Тогда замещающий подключается вовремя, и разговор с поставщиком идёт на понятных условиях.
Как агент помогает собрать маршрут
Агент может разбирать входящие счета из почты, подтягивать из 1С заказ и договор, собирать для согласующего короткую карточку с найденными расхождениями и напоминать о просроченных шагах. Coagent подключается к почте и 1С на сервере компании, поэтому карточка строится из данных, которые уже есть у сотрудника.
Что должно остаться в истории согласования
История решения нужна не для формальности. Через несколько месяцев по ней проверяют спорный платёж, готовят сверку с поставщиком или отвечают на вопросы проверяющих. Если всё хранится в личных чатах, найти нужное сложно, а уточнить у ушедшего из компании сотрудника бывает невозможно. Хорошая запись содержит следующие сведения:
- номер и дату счёта, название контрагента и УНП
- документ-основание: договор, заказ или спецификацию
- фамилию каждого согласующего и время его решения
- комментарии и условия, если согласование было с оговоркой
- отметку о факте оплаты и ссылку на платёжный документ
Вопросы бухгалтера и руководителя о маршруте счёта
Кто должен быть последним согласующим счёта?
Тот, кто отвечает за бюджет расходов: руководитель направления или финансовый руководитель. Роль закрепляется в регламенте, а не определяется по ситуации, иначе решения будут отличаться от счёта к счёту.
Нужно ли хранить переписку по согласованию?
Да, историю решений стоит хранить рядом со счётом: кто согласовал, когда и по какому основанию. Это упрощает сверку с поставщиком и разбор спорных случаев, а срок хранения уточните у бухгалтера.
Что делать, если счёт пришёл без договора?
Не передавайте его на оплату. Запросите у инициатора основание: договор, заказ или спецификацию. Если отношений с поставщиком раньше не было, сначала проверьте контрагента по УНП и уточните, в каком виде нужно оформить отношения, например договором, если этого требуют правила компании.
Опишите путь последнего счёта от почты до оплаты и отметьте шаги, после которых не осталось следа решения.