Кто в компании за что отвечает в рассылке
Рассылка редко принадлежит одному человеку. В небольшой компании в Борисове маркетологом может быть сам руководитель, а в более крупной над одним письмом работают несколько отделов. Чтобы не запутаться, распределите роли письменно. Даже если все перечисленные функции выполняет один-два человека, запись о том, кто за что отвечает, избавляет от споров и помогает при замене сотрудника.
| Роль | Что делает | Чем помогает агент |
|---|---|---|
| Маркетолог или руководитель | Определяет цель рассылки и аудиторию | Готовит варианты текста и тем письма |
| Менеджер по клиентам | Знает, кому и что можно предложить | Собирает сегменты из CRM по правилам |
| Ответственный за персональные данные | Следит за согласиями и отказами | Сверяет список с отметками о согласии |
| Юрист | Проверяет формулировки и условия | Подсвечивает места, требующие проверки |
| Исполнитель рассылки | Отправляет письма и разбирает ответы | Готовит черновики ответов на реплики |
Как делить базу на сегменты без лишней сложности
Сегментация нужна, чтобы клиент получал письма по теме. Начните с понятных признаков, которые уже есть в CRM или 1С, и не усложняйте схему на старте:
- давно покупавшие клиенты и те, кто ещё не делал заказ
- оптовые покупатели и розница
- интерес к определённой группе товаров по истории заказов
- город или регион, если от него зависит условие доставки
- канал, по которому клиент согласился получать сообщения
Согласия: что проверить до первой отправки
Если рассылка идёт физическим лицам, вопрос согласия на получение сообщений и обработку персональных данных нужно решить до отправки. Законодательство Республики Беларусь предъявляет к этому требования, а выстроить обработку помогает Закон № 99-З. Конкретные формулировки и порядок уточните у юриста.
Практически важны три вещи: у каждого адреса есть отметка о согласии и дата её получения, клиент может легко отказаться, отказ сохраняется и учитывается при следующей рассылке. Эти правила проще удержать, когда проверка встроена в процесс, а не делается по памяти. Если в базе есть клиенты без отметки о согласии, их либо исключают из рассылки, либо сначала собирают согласие отдельным письмом по согласованному с юристом тексту.
Как выглядит рабочий порядок на неделе рассылки
Определить цель и аудиторию
Маркетолог формулирует, зачем письмо и кому оно полезно. Одна рассылка — одна цель, иначе клиент не поймёт, что от него хотят.
Собрать и очистить список
Менеджер и ответственный за данные проверяют сегмент: убирают отказавшихся, дубли и устаревшие адреса. Агент помогает сверкой по CRM и таблицам и отмечает адреса, по которым давно не было ответов: возможно, они устарели.
Согласовать текст
Агент готовит варианты, маркетолог выбирает, юрист смотрит чувствительные формулировки. Все цены указываются в белорусских рублях, а условия акции описываются без неточностей, которые клиент потом сочтёт обещанием.
Отправить и разобрать ответы
Исполнитель запускает рассылку и в течение нескольких дней разбирает реплики. Черновики ответов готовит агент, отправляют их сотрудники.
В Coagent такие роли и правила записываются обычными словами, а агент работает внутри подключённых CRM, почты и таблиц. Это позволяет собрать единый порядок без программиста. Важное условие: правила сегментации и состав полей в CRM нужно договорить внутри компании заранее, иначе агент будет собирать списки по тем признакам, которые у каждого менеджера означают своё.
Распишите роли в вашей следующей рассылке на листе и найдите незакрытые места.