Когда согласие нужно и почему не всегда
Допустим, небольшая торговая компания из Борисова собирает контакты покупателей для доставки и рассылки. Часть данных нужна для исполнения договора, а часть, например для рекламных сообщений, требует отдельного согласия. Не любая обработка основывается на согласии, и это нужно уточнить у юриста, применительно к вашим процессам.
Порядок обработки в Республике Беларусь определяет Закон № 99-З. Он помогает выстроить правила, но не заменяет консультацию специалиста: разные случаи требуют разных оснований, и ссылаться на них стоит осторожно.
Что должно быть указано в форме согласия
Хорошая форма короткая и понятная человеку, который её подписывает. В неё включают такие сведения:
- кто обрабатывает данные: наименование компании и УНП
- для какой цели собираются данные, сформулированной конкретно
- перечень данных: фамилия, телефон, адрес электронной почты и другие
- перечень действий: сбор, хранение, использование, передача
- срок, в течение которого действует согласие
- порядок отзыва согласия и контакт, куда обращаться
Как оформить согласие по шагам
Определите, какие данные вы собираете
Пройдитесь по формам на сайте, анкетам, договорам и CRM. Составьте перечень данных и целей, ничего не пропуская.
Подготовьте текст согласия
Напишите форму простым языком, без юридических длиннот. Покажите её юристу и внесите поправки.
Определите способ получения
Это может быть подпись на бумаге или отметка в электронной форме с фиксацией времени. Способ должен позволять потом подтвердить факт согласия.
Свяжите согласие с карточкой клиента
В CRM или 1С добавьте поле или вложение, по которому видно, что согласие получено, когда и на какие цели.
Назначьте ответственного за хранение
Один сотрудник отвечает за порядок: где лежат формы, кто имеет к ним доступ, как обрабатываются отзывы.
Где и как хранить согласия
Способ хранения зависит от размера компании и способа получения согласий. Сравнение вариантов:
| Вариант | Подходит, когда | Ограничение |
|---|---|---|
| Бумажные формы в папке | Согласий немного, клиенты приходят лично | Трудно искать и отзывать |
| Сканы в общей папке | Нужен архив при бумажных подписях | Нужны права доступа и порядок названий |
| Вложение в карточке CRM | Клиенты ведутся в Битрикс24 или amoCRM | Нужно следить, чтобы вложение было у каждой карточки |
| Электронная форма с журналом | Согласие даётся на сайте | Требует настройки и проверки юристом |
Какой бы вариант вы ни выбрали, доступ к согласиям нужно ограничить: их видит ограниченный круг сотрудников, а не вся компания.
Что с отзывом согласия
Человек вправе отозвать согласие, и компании нужен простой путь для такого запроса: адрес электронной почты или форма на сайте. Запрос регистрируется, а данные обрабатываются в соответствии с законодательством. Что именно удалять, а что хранить по иным основаниям, решает юрист.
Вопросы о согласии и хранении
Можно ли получать согласие в мессенджере?
Это зависит от того, можно ли потом подтвердить факт согласия и его содержание. Скриншоты и переписка ненадёжны, поэтому разумнее использовать форму с понятной фиксацией. Конкретный способ согласуйте с юристом.
Нужно ли согласие от сотрудников?
Обработка данных сотрудников строится на других основаниях и зависит от ситуации. Какие документы нужны именно вам, уточните у юриста или специалиста по кадрам.
Кто в компании отвечает за персональные данные?
Обычно назначается ответственный сотрудник, часто с участием юриста и ИТ-специалиста. Он следит за формами, доступами и обращениями граждан, а при необходимости консультируется с уполномоченным органом.
Проведите инвентаризацию данных, которые вы собираете, и проверьте, у какой из форм нет понятного согласия.