Что в компании считается коммерческой тайной
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, определяет сама организация, и обычно он закреплён внутренним документом. Допустим, торговая компания из Лиды (Гродненская область) утвердила такой перечень, и в него вошли закупочные цены, условия скидок для постоянных клиентов, базы контактов и расчёты себестоимости. Всё остальное, например общий каталог на сайте, тайной не считается. Точные формулировки согласуйте с юристом, потому что правила могут меняться.
Что нельзя отправлять во внешнюю нейросеть
Если сотрудник копирует текст в публичный чат с нейросетью, компания теряет контроль над тем, где этот текст хранится и как используется. Поэтому в правила стоит записать запрет на отправку таких материалов:
- договоры с условиями цены, скидок, штрафов и отсрочек
- базы клиентов с контактами и историей закупок
- персональные данные сотрудников, клиентов и кандидатов
- финансовые расчёты, себестоимость и внутренняя отчётность
- чертежи, технологические карты и непубличные разработки
- пароли, ключи доступа и сведения о настройке систем
Можно ли вообще использовать внешние нейросети
Можно, если разделить данные по уровню чувствительности. Общедоступные тексты, например черновик объявления о вакансии без персональных данных или пересказ публичной статьи, отправлять допустимо. Всё, что связано с клиентами, ценами и договорами, стоит обрабатывать только в среде, которой управляет компания. Граница должна быть записана и понятна каждому сотруднику, а не оставаться устной договорённостью.
Как устроена безопасная схема работы
Платформа Coagent ставится на сервер компании, а доступы к 1С, CRM и почте остаются у компании. Нейросеть выбирается под агента: можно подключить свои ключи, модели платформы или собственные модели на сервере компании. При выборе внешней модели часть данных обрабатывается за пределами сервера, поэтому для чувствительных задач разумно рассматривать собственную модель. Помогает ли это выстроить обработку по Закону № 99-З, решает юрист по конкретной схеме.
Что записать во внутреннее правило
Короткий документ на одну страницу обычно работает надёжнее длинной инструкции. В нём стоит отразить категории данных, разрешённые инструменты, порядок проверки результата и ответственного за вопросы безопасности. Правило нужно довести до всех сотрудников и периодически напоминать о нём на планёрках.
Вопросы руководителя о тайне и нейросетях
Что делать, если сотрудник уже отправил документ во внешний сервис?
Выясните, что именно было отправлено, и сообщите ответственному за безопасность и юристу. Дальнейшие шаги зависят от содержания данных. Затем уточните правила и дайте сотрудникам понятную альтернативу.
Нужно ли подписывать с сотрудниками отдельные обязательства?
Этот вопрос решает юрист компании. Обычно обязательства по сохранению коммерческой тайны фиксируют в трудовых или дополнительных документах, а правила работы с нейросетями добавляют во внутренние инструкции.
Можно ли доверить агенту письма клиентам?
Агент готовит черновики, а письмо наружу уходит после подтверждения сотрудника. Так человек проверяет, нет ли в тексте лишних сведений, прежде чем отправить его.
Подходит ли собственная модель на сервере небольшой компании?
Это зависит от задач и ресурсов. Для чувствительных данных такой вариант рассматривают в первую очередь, но качество и затраты стоит оценить на пилоте вместе с поставщиком.
Составьте перечень сведений, которые нельзя отправлять во внешние сервисы, и согласуйте его с юристом.