С чего начинается подготовка
Аудитор приходит с запросом на документы и пояснения. Если материалы лежат в разных папках, а часть известна только одному сотруднику, проверка затягивается и нервирует всех. Спокойнее, когда компания заранее собрала пакет и понимает слабые места. Конкретные требования к составу документов зависят от вида аудита и договора, поэтому уточните их у бухгалтера и у самого аудитора.
Критерии готовности данных
| Критерий | Как проверить | Что подготовить |
|---|---|---|
| Полнота первичных документов | Выберите несколько операций и пройдите от договора до оплаты | Договоры, акты, накладные, счета-фактуры, платёжные документы |
| Совпадение остатков | Сверьте учёт с актами сверки и складскими данными | Акты сверки с контрагентами, итоги инвентаризации |
| Понятность расчётов | Проверьте, можно ли воспроизвести ключевые суммы | Расчёты, таблицы, пояснения бухгалтера |
| Единые справочники | Найдите дубли контрагентов и товаров | Очищенные карточки, проверка УНП |
| Доступность архива | Попросите коллегу найти документ за прошлый период | Структура папок, оглавление |
Вопросы, которые стоит задать себе до проверки
Удобно пройти по вопросам вместе с главным бухгалтером до визита аудитора:
- по каким операциям у нас нет полного комплекта документов
- какие контрагенты имеют неподтверждённые расчёты
- есть ли необычные или разовые операции, которые потребуют пояснения
- что изменилось в учётной политике и учётной системе за период
- кто из сотрудников сможет ответить на вопросы по каждому участку
Не бойтесь выписать слабые места. Полезнее увидеть их самому и подготовить пояснение, чем получить уточняющий запрос в середине проверки.
Как собирать материалы без хаоса
Заведите единую папку
Одна структура для всех: период, раздел, контрагент. Названия файлов подчиняются одному правилу, чтобы документ находился без объяснений.
Назначьте ответственных за участки
Расчёты с контрагентами, склад, основные средства, зарплата. У каждого участка один человек, который отвечает за полноту.
Сверьте остатки заранее
Не ждите запроса аудитора. Сверка с контрагентами и складом заранее выявляет расхождения, которые можно закрыть документами.
Подготовьте пояснения
К необычным операциям приложите короткую записку: что произошло, на каком основании, кто принимал решение.
Что в этом процессе делает агент
Агент хорошо справляется с рутинными частями: ищет в почте и документах нужные акты, составляет перечень отсутствующих документов, сверяет данные карточек контрагентов, готовит таблицу с вопросами для ответственных. Он напоминает о сроках и собирает ответы в одном месте. Содержательные выводы, бухгалтерские суждения и общение с аудитором остаются за людьми.
Какую помощь в подготовке к аудиту даёт платформа
Coagent ставится на сервер компании, агент читает 1С через стандартный интерфейс OData, а также почту, таблицы и документы. Доступ ограничивается ролью сотрудника, поэтому агент помощника главного бухгалтера видит больше, чем агент менеджера. Подготовленные материалы остаются черновиками, пока ответственный не подтвердит их отправку.
Можно ли отдать агенту подготовку всего пакета для аудита?
Подготовку чернового перечня и сбор файлов можно, но состав пакета и передачу аудитору определяет бухгалтер. Агент помогает собрать материалы, а ответственность за полноту остаётся за компанией.
Как быть с документами, которые существуют только на бумаге?
Сначала решите, какие из них нужны для проверки, затем отсканируйте их в единую папку с понятными названиями. Агент может помочь составить опись, но сверку со стопкой на столе делает человек.
Нужно ли готовить данные заранее, если аудит ещё не назначен?
Да, регулярный порядок в документах и сверки каждый квартал сокращают суету перед проверкой. Тогда подготовка к аудиту сводится к уточнению отдельных вопросов.
Составьте перечень слабых мест в документах и распределите по участкам ответственных.