Три способа вести заявки и чем они отличаются
Большинство компаний начинают с того, что удобно сегодня, и обнаруживают ограничения позже. Сравните способы по двум вопросам: насколько легко найти старую договорённость и можно ли быстро увидеть все рейсы на дату.
| Способ | Подходит, когда | Ограничение |
|---|---|---|
| Заявка письмом | Мало перевозчиков, есть постоянные направления | Договорённости теряются среди остальной почты |
| Мессенджер для быстрых договорённостей | Нужно быстро согласовать подачу машины | Нет структуры, сложно собрать историю ставок |
| Общая таблица рейсов | Несколько логистов работают вместе | Нужна дисциплина заполнения и права доступа |
| Заявка из учётной системы | Рейсы связаны с заказами в учётной системе | Требуется настройка и порядок в справочниках |
Вывод из таблицы такой: письмо и мессенджер хороши на старте, но по мере роста числа рейсов компании приходят к общему журналу. Заявка прямо из учётной системы выгодна, когда рейс всегда привязан к заказу клиента и менеджер не должен перепечатывать данные вручную. Выбирайте не по моде, а по числу рейсов и людей, которые с ними работают.
Как согласовывать ставку, чтобы не спорить после рейса
Споры о ставке чаще всего возникают из-за того, что стороны по-разному понимали условия. Чтобы этого избежать, фиксируйте договорённость письменно до загрузки и сверяйте её с актом после рейса. Минимальный набор данных в заявке:
- маршрут, адреса загрузки и разгрузки, контактные лица
- тип кузова, вес и характер груза
- дата и время подачи машины
- ставка в белорусских рублях и порядок оплаты
- условия простоя и дополнительных расходов
- требования к документам, в том числе к ЭТТН
Хороший признак зрелого процесса — история ставок по направлениям. Когда логист видит, сколько платили за такой же маршрут в прошлом квартале, торг идёт спокойнее, а резкие скачки заметны сразу. Для международных рейсов в ЕАЭС и ЕС добавьте в заявку требования к таможенным документам и ответственного за их оформление.
Подтверждение рейса: что считать подтверждением
Фраза перевозчика о том, что машина будет, ещё не подтверждение. Надёжнее ориентироваться на конкретные данные: назван водитель, указан номер автомобиля, согласовано время прибытия. Пока этих сведений нет, рейс в таблице остаётся в статусе ожидания.
За день до рейса логист сверяет подтверждения и пишет тем перевозчикам, кто не ответил. Именно эту рутинную часть стоит автоматизировать: напоминание не требует решений, а упущенный рейс обходится дорого.
Пример для логиста из Мозыря
Пример условный. Допустим, логист мозырской компании отправляет продукцию клиентам в разные города и работает с несколькими перевозчиками. Заявки приходят в почту и Telegram, ставки записаны в таблице, а подтверждения часто теряются в длинных переписках.
После перехода на общий журнал рейсов он видит все направления на неделю в одном месте. Агент собирает ответы перевозчиков из почты и мессенджера, заполняет статусы и подсказывает, по каким рейсам нет подтверждения. Все письма перевозчикам логист подтверждает сам.
Через месяц такой работы появляется то, чего раньше не было: понятно, какие перевозчики подтверждают рейсы вовремя, а какие приходится дожимать звонками. Выводы о том, с кем работать дальше, делает руководитель логистики, опираясь на журнал, а не на общее впечатление.
Что готовит агент, а что остаётся за логистом
Агент в Coagent работает внутри подключённых почты, таблиц и 1С, поэтому может готовить черновики заявок, сопоставлять ответы с планом и напоминать о неподтверждённых рейсах. Выбор перевозчика, согласование ставки и отправка заявки остаются за человеком.
Выберите одно направление и ведите по нему заявки в едином журнале в течение месяца.