С чем сталкиваются транспортные и складские компании
Для компаний в Орше, работающих с перевозками и складским хранением, характерны одни и те же заботы: много заявок, переписка с заказчиками и перевозчиками, документы по каждому рейсу и поставке, учёт остатков. Каждый из этих потоков держится на людях, которые переносят данные между почтой, таблицами и 1С.
Агент полезен там, где повторяется одно и то же, а ошибка в переносе стоит денег. План стоит разделить на три этапа, чтобы не пытаться охватить всё сразу.
| Этап | Главная задача | Результат этапа |
|---|---|---|
| Подготовка | Описать процессы и навести порядок в данных | Понятные справочники и правила |
| Запуск | Подключить системы и запустить агента на одном участке | Работающий пилот с проверкой человеком |
| Закрепление | Расширить охват и закрепить правила | Устойчивый процесс и обученная команда |
Этап подготовки: порядок до запуска
На этом этапе ничего не подключают. Руководитель и ключевые сотрудники описывают, как сейчас устроены заявки, рейсы, приёмка и отгрузка. Затем проверяют данные в 1С и таблицах: единые названия контрагентов, актуальные УНП, одинаковые единицы измерения.
- составьте список процессов: заявка, рейс, приёмка, хранение, отгрузка;
- определите, где данные вводятся по нескольку раз;
- назначьте ответственных за справочники;
- запишите правила: что агент может делать сам, а что только после подтверждения;
- выберите один участок для пилота.
Этап запуска: пилот на одном участке
Хороший кандидат для пилота это входящие заявки на перевозку или приёмка товара на склад. Агент подключается к почте, таблицам и 1С через стандартный интерфейс OData. Он читает заявки, готовит черновики и напоминает о сроках. Письма клиентам и изменения в учёте проходят через подтверждение сотрудника.
Подключение систем
Настройка выполняется вместе с клиентом: доступы выдаются узко, только к тем данным, которые нужны для пилота.
Работа в режиме черновиков
Агент предлагает, сотрудник проверяет. Все исправления записываются, чтобы потом уточнить правила.
Разбор результатов
Раз в неделю участники пилота обсуждают, что получилось, что было лишним и где агент ошибся.
Этап закрепления: когда пилот стал рабочим процессом
Когда пилот работает стабильно, добавляют соседние участки: сводки по остаткам, напоминания о срочных рейсах, подготовку документов, голосовые заметки диспетчеров. Coagent устроен так, что у каждого сотрудника может быть свой агент с нужными именно ему правилами.
На этом этапе важны обучение новичков, регулярный просмотр журнала действий и пересмотр правил, когда меняются клиенты или поставщики.
Как понять, что этап пройден
Дорожная карта работает, только если у каждого этапа есть признак завершения. Для подготовки это согласованные справочники и описанные процессы. Для запуска это пилот, где сотрудники сами пользуются агентом и называют конкретную пользу. Для закрепления это правила, которые не требуют постоянного вмешательства руководителя.
- процессы описаны, и ответственные известны;
- пилот прошёл проверку на реальных заявках;
- сотрудники знают, что агент делает сам, а что требует подтверждения;
- журнал действий просматривается регулярно;
- есть план, куда расширять охват дальше.
Не забывайте про людей. Диспетчеры, кладовщики и бухгалтеры должны понимать, зачем агент нужен и какую часть работы он снимает. Короткое обучение на реальных заявках и возможность задать вопрос ответственному за внедрение снимают большинство опасений.
Опишите один свой процесс перевозки или хранения по шагам и выберите участок для пилота.