Два соседних города, две разные нагрузки
Новополоцк известен как промышленный город, а в соседнем Полоцке заметную часть экономики составляют сервис, торговля и малые предприятия. Для первых характерны сложные закупки, множество согласований и учёт материалов. Для вторых плотная работа с клиентами, быстрые заказы и небольшие команды. Подходы к автоматизации в этих двух средах различаются, хотя проблемы во многом общие.
Причины типовых проблем
За внешними симптомами обычно стоят несколько причин. На промышленных предприятиях это разрозненные системы и бумажные согласования, где заявка идёт по кругу подразделений. В сервисе это перегрузка небольшой команды, когда один сотрудник одновременно отвечает клиентам, оформляет документы и ведёт учёт. Общая причина в том, что рутинные действия делаются вручную и зависят от конкретного человека.
Последствия, которые замечают руководители
Для Витебской области, где много предприятий связаны с поставщиками и покупателями из Беларуси и из-за рубежа, цена неповоротливости заметна быстро. Руководители обычно называют такие последствия:
- задержки согласований: заявка на материалы ждёт подписи несколько дней
- ошибки в документах из-за ручного переноса данных между системами
- потеря заявок клиентов в потоке сообщений и звонков
- зависимость работы от отпусков и болезней ключевых сотрудников
- руководитель тратит время на сбор сводок вместо управления
Меры для промышленных предприятий
Допустим, предприятие с несколькими цехами хочет ускорить закупку материалов. Заявки цехов собираются в таблицу, закупщик вручную сверяет их с остатками в 1С и пишет поставщикам. Агент может сводить заявки, сверять с остатками через стандартный интерфейс OData и готовить черновики запросов поставщикам. Согласование и отправка остаются за людьми. Для сложных предприятий разумно начинать с одного цеха или одного вида закупок.
Меры для сервиса и малых компаний
Для сервисной компании основная задача удержать клиентов и не терять обращения. Допустим, небольшая сервисная компания принимает заявки по телефону, в мессенджерах и по почте. Агент собирает обращения в одну ленту, готовит черновики ответов и записывает договорённости из расшифрованных звонков в CRM. Сотрудники отвечают клиентам, а не ищут, где лежит сообщение.
Что общего и чем различаются два города
И в промышленном, и в сервисном секторе много работы с первичными документами: накладные, акты, электронные счета-фактуры на портале налоговых органов, договоры, проверка УНП контрагентов. Различается ритм. На производстве процессы длиннее, а согласований больше, поэтому ценность в сводках и напоминаниях. В сервисе важнее скорость реакции на обращение клиента, поэтому ценность в разборе входящих и подготовке ответов. Расчёты в обоих случаях ведутся в BYN, а валютные операции требуют отдельного внимания к курсам Нацбанка.
Первые шаги для компаний Новополоцка и Полоцка
Первые шаги не требуют крупных решений. Вот что доступно любой компании региона:
- выпишите три процесса, которые отнимают больше всего времени у руководителя и ключевых сотрудников
- определите, где хранятся данные для каждого из них: 1С, Excel, почта
- выберите процесс, где ошибка не приводит к тяжёлым последствиям, и запустите на нём пробу
- назначьте ответственного, который будет собирать замечания сотрудников
Coagent устанавливается на сервер компании, подключается к существующим системам и настраивается вместе с клиентом, поэтому начинать можно с небольшого участка и постепенно расширять охват.
Перечислите три рутинные задачи вашей команды и выберите одну, с которой стоит начать пробное подключение агента.