Зачем складу и транспорту общий регламент по ЭТТН
Перевод накладных в электронный вид сам по себе не наводит порядок. Если оператор склада не знает, кто проверяет данные водителя, а диспетчер не видит, подтверждён ли груз, ошибки остаются теми же, только исчезает бумага. Регламент отвечает на три вопроса: кто что делает, в какой последовательности и чем подтверждает.
Для небольшого склада достаточно одной страницы. Крупной компании понадобится отдельная версия для каждого склада, но скелет у них останется общим.
Образец регламента: основа текста
Ниже основа документа. Слова в скобках подставьте данные своей компании:
- Назначение. Регламент определяет порядок оформления электронной ТТН при отгрузке и приёмке товара в [название компании].
- Ответственные. Документ создаёт [должность, например, оператор склада]; данные проверяет [работник транспортного отдела]; спорные случаи решает [руководитель логистики].
- Исходные данные. Заказ, договор, УНП грузополучателя, перевозчик, водитель, транспортное средство, перечень товаров.
- Отгрузка. Оператор формирует документ, склад передаёт груз водителю, факт передачи фиксируется в системе.
- Приёмка. Склад получателя сверяет груз с документом и подтверждает приём либо фиксирует расхождение.
- Расхождения. Если количество или состояние груза не совпало, ответственный составляет акт и уведомляет транспортный отдел и менеджера по продажам.
- Хранение. Документы и переписка по рейсу собираются в карточке заказа.
Как заполнить таблицу ответственности
| Этап | Что сделать | Кто отвечает | Чем подтвердить |
|---|---|---|---|
| Подготовка | Проверить заказ, адрес и УНП получателя | Менеджер по продажам | Заказ в системе |
| Создание ЭТТН | Внести данные о грузе, перевозчике и водителе | Оператор склада | Электронный документ |
| Загрузка | Сверить факт с документом | Кладовщик | Подпись и фото при необходимости |
| В пути | Следить за рейсом, сообщать о задержке | Диспетчер | Запись в карточке рейса |
| Приёмка | Подтвердить груз или зафиксировать расхождение | Склад получателя | Подтверждение, акт при расхождении |
Ситуации, которые стоит прописать заранее
Регламент полезен, когда в нём есть ответ на нестандартный случай. Составьте для каждого короткое правило:
- водитель сменился после создания документа
- состав груза изменился в последний момент
- портал недоступен в момент отгрузки
- получатель принял груз с расхождением
- груз возвращается на склад отправителя
Как внедрить регламент на складе в Орше
Начните не с издания приказа, а с показа. Соберите кладовщика, оператора и диспетчера и пройдите один реальный рейс по тексту регламента. Там, где люди запутались, правьте формулировки. Следующие рейсы ведите по документу, а через несколько недель обсудите, что мешало. Одну и ту же таблицу ответственности удобно повесить рядом с рабочим местом оператора.
Как проверять, что регламент работает
Через месяц после запуска откройте несколько завершённых рейсов и посмотрите на них глазами нового человека: понятно ли, кто что делал, есть ли подтверждение приёмки, найден ли акт при расхождении. Если в записях видны одни и те же пробелы, правьте регламент, а не ругайте исполнителей. Хорошо работает короткая ежемесячная встреча склада и транспортного отдела, где разбираются два-три спорных рейса и уточняется формулировка правила.
Что подготовит агент, а что подтвердит человек
Агент Coagent, подключённый к 1С через стандартный интерфейс OData, может собрать данные заказа в черновик для ЭТТН, напомнить диспетчеру о рейсе без подтверждённой приёмки и подготовить черновик письма перевозчику. Создание документа, подпись и отправку выполняет сотрудник: агент работает как помощник, а решение остаётся за человеком.
Возьмите образец за основу и пройдите по нему один реальный рейс вместе со складом и диспетчером.