Как выглядит смена кладовщика в Лиде
Допустим, кладовщик оптовой базы в Лиде принимает машины с утра, а отгружает во второй половине дня. Документы идут тремя потоками: накладные от поставщиков, товарно-транспортные накладные от перевозчиков и электронные ТТН, которые оформляются в системе. Отличаются они не смыслом, а тем, где хранятся и как проверяются.
Если пришла бумажная ТТН, а поставки в учёте нет
Это частая ситуация: машина у ворот, а заказ поставщику не заведён или заведён с другим названием номенклатуры. Оформлять приход по памяти нельзя. Порядок действий такой:
- сверить поставщика, дату и номер документа с заказом в учёте
- пересчитать места и сравнить с записью в накладной
- если заказа нет, сообщить закупщику и дождаться подтверждения, что поставку ждали
- зафиксировать приход только после того, как документ и факт совпали
Если перевозчик передал электронную ТТН
В этом случае кладовщик работает с электронным документом, а не с бумагой. Главное, чтобы данные в нём совпадали с тем, что приехало на самом деле: грузоотправитель, число мест, наименование. Расхождение нужно отметить сразу, до подтверждения, потому что исправлять документ после него сложнее.
Кто и в какой момент подтверждает ЭТТН, определяется регламентом компании и требованиями законодательства Республики Беларусь. В учёте полезно иметь поле: бумажный или электронный документ, номер, статус подтверждения.
Если при приёмке нашли расхождение
Расхождение между документом и фактом случается регулярно. Важно не скрыть его, а зафиксировать так, чтобы потом можно было разобраться с поставщиком или перевозчиком.
| Расхождение | Что делает кладовщик | Кого уведомляет |
|---|---|---|
| Излишек против накладной | Откладывает излишек отдельно, составляет акт | Закупщика и бухгалтера |
| Недостача | Пересчитывает, фиксирует количество в акте | Закупщика, затем поставщика через закупщика |
| Повреждение упаковки или товара | Делает записи и фотографии, отмечает в документе | Руководителя склада и перевозчика |
| Пересортица | Не смешивает с остальным товаром, оформляет отдельно | Закупщика и менеджера по продажам |
Что записать в регламент склада
Кладовщик не должен каждый раз вспоминать, как действовать. Хороший регламент умещается на одну страницу и отвечает на конкретные вопросы:
- какие документы нужны для приёма и для отгрузки каждого вида товара
- кто принимает решение, если документ и факт расходятся
- в какой срок и в каком виде информация о расхождении передаётся бухгалтерии
- как хранятся бумажные ТТН и как отмечаются подтверждённые электронные документы
- кто заменяет кладовщика на время отпуска и как передаются дела
Регламент стоит согласовать с главным бухгалтером и обновлять, когда меняется практика работы с перевозчиками. Тогда новый сотрудник склада сможет разобраться в порядке без долгого наставничества. Отдельно оговорите, как действовать ночью или в выходной день, когда машина пришла вне графика, а ответственные недоступны: такие случаи чаще всего приводят к приходу без документов.
Если отгрузка срочная, а документы не готовы
Срочность не отменяет документ. Отгрузка без оформленной накладной создаёт расхождение между складом и бухгалтерией, которое потом приходится разбирать долго. Если клиент ждёт, быстрее позвонить менеджеру и получить подтверждение заказа, чем отгружать товар без оснований.
ИИ-помощник кладовщика, например агент Coagent, может сверить заказ с накладной, подсказать, чего не хватает, и подготовить черновик акта о расхождении. Подтверждает и подписывает документы человек.
Проверьте, есть ли у вашего склада письменный порядок действий для каждой из этих ситуаций.