С чего начинается приёмка: что должно лежать перед кладовщиком
До приезда машины у склада должны быть заказ поставщику, договор или спецификация и ожидаемая дата поставки. Допустим, склад в Витебске ждёт партию упаковки. Кладовщик открывает заказ, видит позиции и количество, затем сверяет их с ТТН и фактом. Если документы приходят в электронном виде, ЭТТН можно открыть заранее и сравнить с заказом ещё до разгрузки.
Какие расхождения встречаются на практике
Расхождения обычно укладываются в короткий список:
- недопоставка или излишек по количеству
- другая позиция или артикул вместо заказанных
- повреждённая упаковка или брак, заметный при осмотре
- цена в документе отличается от согласованной
- срок годности короче оговорённого
- в документах не хватает нужных реквизитов
Чаще всего проблемы не в одном крупном сбое, а в накоплении мелких несоответствий, которые никто не записал. Недостача в одну коробку сегодня превращается в неточный остаток завтра, а через месяц склад спорит с учётом, не понимая, откуда взялась разница. Поэтому запись нужна даже тогда, когда расхождение кажется незначительным.
Как зафиксировать расхождение, чтобы по нему можно было работать
Отложить спорный товар отдельно
Спорная позиция не смешивается с принятой. Так расхождение остаётся наглядным, а остатки в учёте не искажаются.
Сделать фото и записать факты
Фотографируют упаковку, маркировку и количество в момент вскрытия. В записи указывают позицию, ожидаемое и фактическое количество, время и фамилию принимавшего.
Составить акт о расхождении
Акт подписывают принимающий и, если возможно, представитель перевозчика или поставщика. Форму берут принятую в компании, а сомнения снимают вопросом к бухгалтеру.
Сообщить закупщику и поставщику
Закупщик получает короткое описание проблемы и решает, что требовать: дослать недостающее, вернуть товар или согласовать скидку. Письмо поставщику отправляет человек.
Что записать в журнал приёмки
Журнал приёмки нужен, чтобы любой сотрудник мог быстро восстановить историю поставки. Кладовщику достаточно вести в нём несколько полей по каждой партии:
- номер заказа поставщику и название поставщика
- дата и время поступления, фамилия принявшего
- позиции с ожидаемым и фактическим количеством
- описание расхождений и ссылки на фото
- решение закупщика и дата ответа поставщика
Чем может помочь ИИ-агент при приёмке
Агент сверяет заказ из 1С с накладной или ЭТТН, показывает расхождения таблицей, готовит черновики акта и письма поставщику. Фото и заметки кладовщика он раскладывает по позициям, если сотрудник отправил их в Telegram. Подтверждает акт и отправляет письмо человек. Coagent подключается к 1С, почте и Telegram, а любые действия вовне агент выполняет после подтверждения сотрудника.
Вопросы, которые задают руководители складов
Нужно ли составлять акт при любом расхождении?
Если расхождение влияет на количество, качество или стоимость, акт нужен. Для мелких отклонений, которые договор допускает, достаточно отметки в приёмочном документе. Порядок стоит записать в регламент склада.
Можно ли принять товар с оговоркой?
Обычно можно принять поставку, отметив замечания в документах и в акте. Как это оформляется юридически, зависит от договора, поэтому уточните у юриста или бухгалтера до первого спорного случая.
Кто отвечает за расхождение, если товар привёз перевозчик?
Ответственность определяется договором поставки и условиями перевозки. Поэтому фиксируйте состояние груза при передаче и приглашайте представителя перевозчика к подписанию акта, когда это возможно.
Когда сообщать поставщику о расхождении?
Срок часто прописан в договоре, ориентируйтесь на него. На практике сообщают в тот же рабочий день, пока товар ещё находится в зоне приёмки и обстоятельства свежи.
Возьмите последнюю поставку с расхождением и проверьте, хватило бы вашим записям для претензии.