Что обычно ломается в работе с дилерами
В белорусских компаниях с сетью партнёров по областям картина знакомая. Заявки приходят в мессенджерах и по почте, остатки у дилеров известны по устным словам, а сверка взаиморасчётов делается раз в квартал и превращается в спор. Менеджер по дилерам становится диспетчером, который переносит сообщения между людьми и таблицами.
Каждый из этих сбоев по отдельности терпим, но вместе они не дают увидеть реальное положение: сколько заказано, сколько отгружено, что должен дилер и что должна компания дилеру.
Критерии для проверки процесса
Ответьте на вопросы по каждому участку работы с сетью:
- у каждой заявки дилера есть номер, дата и ответственный менеджер
- состав заявки сверяется с остатками в 1С до подтверждения дилеру
- данные об остатках на складах дилеров обновляются по понятному графику
- условия для каждого дилера — скидки, сроки оплаты, отсрочка — хранятся в одном месте
- сверка взаиморасчётов идёт регулярно, а не только при конфликте
- понятно, кто решает спорные вопросы и в какие сроки
Что должно быть видно на каждом участке
| Участок | Что должно быть видно | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Заявки | Статус каждой заявки и причина задержки | Менеджер по дилерам |
| Остатки у партнёров | Что есть у дилера и что нужно пополнить | Менеджер и склад |
| Отгрузки | Что отгружено, что в пути, какие документы оформлены | Склад и логист |
| Взаиморасчёты | Долг, оплаты, расхождения с актом сверки | Бухгалтер и менеджер |
Вопросы подрядчику, который будет настраивать автоматизацию
Прежде чем подписывать договор на настройку, задайте подрядчику прямые вопросы. По ответам видно, насколько он понимает вашу работу с дилерами, а не только свою технологию:
- с какими системами вы работаете: 1С, Битрикс24, amoCRM, таблицы Excel
- какие данные дилеров будут находиться вне нашего сервера и почему
- какие действия выполняются без подтверждения, а какие только после него
- кто в компании сможет менять правила, не обращаясь к программисту
- как проверить, что агент не отправил дилеру лишнего
- что будет, если система недоступна или данные не сходятся
Хороший подрядчик отвечает на такие вопросы конкретно и не обещает того, чего нельзя проверить.
Пример: производитель и дилеры в разных городах
Допустим, производитель работает с дилерами в Бресте, Гродно и Витебске. Дилер присылает заявку в Telegram. Агент сверяет позиции с остатками в 1С, готовит черновик подтверждения и показывает его менеджеру. Тот правит срок, отправляет и закрепляет заявку в карточке. К концу месяца агент собирает по каждому дилеру сводку для сверки, а бухгалтер сравнивает её с актом. Пример условный и показывает порядок действий.
Частые вопросы руководителей
Нужно ли переводить всех дилеров на единый портал?
Не обязательно. Дилеры могут продолжать писать в привычных каналах, а агент помогает менеджеру переносить заявки в единый учёт. Единый порядок нужен внутри компании, а не обязательно у партнёров.
Может ли агент сам подтвердить заявку дилера?
Нет, подтверждение клиенту уходит как письмо или сообщение от сотрудника. Агент готовит черновик и проверку остатков, а менеджер решает, что отправить.
Как часто сверять взаиморасчёты?
Частоту определяет сама компания и условия договоров. Практика показывает, что короткая регулярная сверка снимает больше споров, чем крупная редкая, но график стоит обсудить с бухгалтером.
Выберите одного дилера и пройдите с ним по критериям: заявки, остатки, сверка.