Учёт партий и сроков годности на складе

Чек-лист партионного учёта

Пройдитесь по списку на реальном складе, а не по памяти. Каждый пункт желательно подтвердить конкретным документом или экраном в учётной системе:

• При приёмке в системе фиксируется номер партии и дата изготовления или годен до.
• Остатки ведутся в разрезе партий, а не одной общей суммой по номенклатуре.
• Отгрузка списывает партии в понятном порядке: сначала те, у которых срок короче.
• Есть отчёт по товару, срок годности которого истекает в ближайшее время.
• Просроченный товар физически отделён и отмечен в учёте особым статусом.
• Возврат от покупателя оформляется с указанием партии.
• Ответственный за контроль сроков назначен и знает, как часто смотреть отчёт.

Разбор важных пунктов

Номер партии и дата при приёмке

Путаница чаще всего возникает потому, что кладовщик принимает товар одной строкой, а срок годности остаётся только на упаковке. Тогда через несколько недель в учёте видно количество, но не видно, какая часть товара скоро испортится. Поэтому дата и номер вносятся сразу при приёмке, пока паллета ещё стоит в зоне разгрузки.

Порядок отгрузки

Если сборщик берёт товар с ближайшей к проходу полки, а не по срокам, свежие партии уходят раньше старых. Решение складывается из двух частей: правило в системе, которое подсказывает партию к отгрузке, и расположение товара на стеллажах, помогающее это правило соблюдать.

Работа с возвратами

Возвращённый товар легко возвращается в общий остаток, потеряв партию. Для скоропортящихся и регулируемых позиций так делать нельзя. Возврат принимается отдельным документом, партия сверяется с исходной отгрузкой, а решение, можно ли продавать товар снова, принимает ответственный сотрудник.

Документы поставщика

Для белорусского склада дата годности и номер партии обычно указаны в товарной накладной или ТТН, в том числе электронной, и в сопроводительных документах качества. Если эти сведения не переносятся в учёт сразу, их придётся искать по бумагам при каждом споре с поставщиком или покупателем. Удобно договориться с поставщиками, чтобы номер партии и срок всегда были в накладной отдельными полями.

Ежедневный порядок контроля сроков

1. Открыть отчёт об истекающих сроках

   В начале смены ответственный смотрит список партий, срок которых подходит к концу, с указанием склада и ячейки.

2. Выделить товар к приоритетной продаже

   Для таких партий менеджеры по продажам получают сообщение, чтобы предложить их клиентам в первую очередь или подготовить скидку по решению руководителя.

3. Отделить просроченный товар

   Всё, что вышло за срок, переносится в отдельную зону и отражается в учёте отдельным статусом до решения о списании или возврате поставщику.

4. Зафиксировать решение

   Списание, возврат или уценка оформляются документом с подписью ответственного. Без документа товар из учёта не исчезает.

Как в таком процессе помогает ИИ-агент

Агент не подменяет складской учёт. Он читает данные из 1С через стандартный интерфейс и готовит утреннюю сводку по партиям с близким сроком, напоминает о неоформленных документах и составляет черновики сообщений менеджерам. Все действия, которые меняют учёт, подтверждает сотрудник. Например, если партия подходит к концу срока, а менеджеры её не продают, агент подготавливает короткое напоминание руководителю отдела с перечнем товара и клиентов, которым его уже отгружали. Что предложить покупателям, решает человек. Роль агента задаётся обычными словами в Coagent и уточняется по мере работы.