Допустим, бухгалтерия выписывает документы вручную
Представим компанию, которая оказывает услуги и каждый месяц выставляет много актов. Бухгалтер открывает 1С, выбирает контрагента, подставляет договор, вводит услугу и сумму, затем формирует печатную форму и отправляет её клиенту. Операция несложная, но повторяется десятки раз, и именно в ней легко ошибиться: не тот договор, не та сумма, забытая дата.
Часть этой работы можно передать агенту. Условно это выглядит так: менеджер пишет агенту, что нужен акт по такому-то клиенту за прошедший месяц, а агент собирает данные и готовит документ в виде черновика.
Что именно заполняет агент
Печатная форма в 1С строится из данных документа: реквизитов сторон, табличной части, сумм. Агент не меняет саму форму, а готовит данные, которые в неё попадают. Обычно он заполняет:
- реквизиты контрагента и УНП из справочника
- номер и дату договора, к которому относится документ
- наименование услуги или товара из последнего подходящего документа
- количество и сумму из заявки или переписки
- примечания и ссылки на основание, если они есть в договоре
Один документ от запроса до подтверждения
Запрос сотрудника
Сотрудник в чате или голосом называет клиента, период и тип документа. Агент уточняет, если не хватает данных, например какой из договоров нужен.
Сбор данных
Агент читает данные в 1С через стандартный интерфейс OData и при необходимости сверяет их с перепиской и заявкой.
Черновик документа
Агент создаёт документ в состоянии черновика и показывает сотруднику, что заполнено и откуда взяты значения.
Проверка человеком
Сотрудник сверяет суммы и реквизиты, правит ошибки и только затем проводит документ. Проведение выполняет человек.
Отправка клиенту
Письмо с готовым документом агент составляет как черновик. Нажимает отправить тоже сотрудник.
Какие документы передавать агенту первыми
Начинать стоит с документов, где шаблон стабилен, а риск ошибки невелик. Сложные документы с индивидуальными условиями стоит оставить на потом: сначала нужно убедиться, что агент правильно выбирает договор и заполняет суммы. Порядок может быть таким:
- акты по регулярным услугам с постоянной суммой
- накладные на типовые отгрузки постоянным клиентам
- счета на оплату в BYN по согласованным заказам
- письма-сопровождения к отправляемым документам
- договоры по типовой форме с изменением реквизитов
Для каждого типа документа заранее решите, какие поля агент заполняет, какие оставляет пустыми и какие помечает как требующие внимания. Так сотруднику проще проверять, а не искать, что поменялось.
Где остаётся ответственность человека
Даже при хорошем шаблоне итоговый документ подписывается от имени компании. Поэтому проверка суммы, ставки налога, даты и основания остаётся обязательной. Платформа Coagent строится на подтверждении важных действий, и этот принцип применим к документам напрямую.
Для электронных документов, например ЭСЧФ и ЭТТН, выписка выполняется на соответствующих порталах и в соответствующем порядке. Агент может подготовить данные и напомнить о сроках, но подтверждает и отправляет их ответственный сотрудник.
Что проверить после первых недель работы
Через несколько недель полезно просмотреть, какие поля сотрудники чаще всего исправляют после агента. Если одно и то же поле правится снова и снова, значит, агент берёт его из неподходящего источника или правило сформулировано неточно. Исправьте правило, а не просто привыкайте к ручной правке.
Так же полезно спросить бухгалтеров и менеджеров, сколько времени уходит на проверку черновика. Если проверка занимает почти столько же, сколько заполнение с нуля, шаблон или справочники нужно привести в порядок.
Выберите один тип документа с самым повторяющимся заполнением и опишите, откуда берётся каждое поле.