Почему ассистент отвечает неточно: три источника проблем
Когда сотрудник жалуется, что ассистент ошибся, причина чаще всего не в самой нейросети, а в том, из чего она берёт ответ. Модель опирается на документы, которые ей показали. Если там противоречия, ответ будет противоречивым. Чаще всего встречаются четыре причины:
- устаревшие регламенты, которые никто не убрал после изменения процесса
- дубликаты одного документа в разных папках с разными правками
- файлы без владельца: непонятно, кто отвечает за их актуальность
- скан вместо текста, из которого агенту трудно извлечь условия
Эти проблемы знакомы любому офису и без ИИ: новичок тоже находит в общей папке три версии приказа об отпусках. Ассистент просто делает их заметнее, потому что отвечает уверенным тоном.
Чем опасны слишком широкие права доступа
Вторая половина задачи — доступы. Если ассистент подключён к общему хранилищу с правами администратора, любой сотрудник получает возможность спросить у него о том, что не должен видеть: о зарплатах, личных делах, условиях закрытых договоров. Он не взламывает защиту, он просто пересказывает то, до чего ему открыли дорогу.
Как навести порядок в базе знаний
Назначить владельцев разделов
У каждого раздела базы должен быть ответственный: бухгалтерия отвечает за учётную политику, отдел кадров за кадровые документы, коммерческий отдел за прайсы и условия поставки.
Отметить актуальные версии
Устаревшие документы переносят в архив или помечают. Ассистент должен знать, какой файл действует сейчас, а какой нужен только для истории.
Разделить материалы по уровням доступа
Общие регламенты открыты всем, финансовые и кадровые материалы видят только те, кому они положены по должности.
Договориться о порядке обновления
Любое изменение процесса сопровождается обновлением документа. Без этой привычки порядок держится недолго.
Как права ассистента связаны с правами сотрудника
Простое правило: ассистент видит не больше, чем видит человек, с которым он разговаривает. Тогда вопрос о доступах решается там же, где и раньше, в настройках систем и ролей.
| Тип материалов | Кто может получить ответ | Как проверить |
|---|---|---|
| Регламенты и инструкции | Все сотрудники | Задать вопрос от имени рядового сотрудника |
| Прайсы и условия поставки | Коммерческий отдел и руководство | Спросить из аккаунта сотрудника другого отдела |
| Зарплата и кадровые дела | Кадры, бухгалтерия, руководитель | Попросить найти данные коллеги и убедиться в отказе |
| Закрытые договоры | Юрист и директор | Проверить, что в ответе нет реквизитов и сумм |
Что сделать в ближайшие дни
Не нужно ждать большого проекта по документам. Начать можно с небольшого набора действий:
- составить перечень источников, которые должен видеть ассистент
- убрать из общих папок явно устаревшие версии
- закрепить за каждым разделом фамилию ответственного
- выбрать несколько вопросов, на которые ассистент обязан отвечать верно, и проверять их после каждого обновления базы
- описать, что ассистент не должен показывать никому, кроме узкого круга
Как задаются роли и доступы на платформе
В Coagent роль, правила и доступы агента задаются обычными словами, программист для этого не нужен. Агент есть у каждого сотрудника и работает внутри подключённых систем, поэтому права удобно связывать с учётной записью человека. Платформа ставится на сервер компании, а нейросеть выбирается под задачу: свои ключи, модели платформы или собственные модели на сервере. Ответ ассистента остаётся подсказкой, а решение принимает сотрудник.
Составьте перечень документов, которые ассистент обязан знать, и отметьте, кто их видит.