Условный сценарий: небольшая компания в Мозыре
Допустим, в Мозыре (Гомельская область) работает небольшая фирма, которая продаёт строительные материалы. В штате директор, два менеджера, бухгалтер и кладовщик. Менеджеры тратят заметную часть дня на однотипные письма: запросы цен, подтверждения заказов, уточнение адреса доставки. Директор хочет разгрузить людей, но программиста в штате нет, и нанимать его он не собирается.
Эта история служит рамкой для всей статьи. Пример условный, а вопросы в нём те, которые чаще всего задают владельцы небольших компаний перед первым запуском.
Нужен ли программист, чтобы агент начал работать
Для повседневной настройки не нужен. Роль агента, его правила и доступы описываются обычными словами. Например: отвечай на запросы о наличии на основе остатков из 1С, называй цены только из действующего прайса, любое письмо клиенту сначала показывай сотруднику.
Подключение к системам настраивается вместе с поставщиком платформы, поэтому на стороне компании достаточно человека, который хорошо знает свои процессы. Для 1С со стандартным интерфейсом OData, Битрикс24, amoCRM, почты и таблиц отдельная разработка обычно не требуется.
С какой задачи начать
Для старта подходит задача, которая повторяется каждый день, даёт понятный результат и не несёт высокого риска. Чаще всего первыми выбирают такие:
- ответы на типовые запросы цен и наличия, которые агент готовит как черновики для менеджера
- сводка по новым заявкам из почты и формы на сайте к началу рабочего дня
- напоминания о неоплаченных счетах, текст которых сотрудник отправляет сам
- расшифровка звонков с выделением договорённостей и задач после разговора
- подготовка шаблонных документов: счёт, акт, приложение к договору
Как проходит запуск шаг за шагом
Выбрать одну задачу
Директор вместе с менеджерами выбирает задачу, где потери времени заметны каждый день. Остальное откладывается, чтобы не распыляться и быстро увидеть, работает ли подход.
Описать роль и правила
Простым языком записывается, что агент делает, какими данными пользуется, какие действия выполняются только после подтверждения. Текст читают все, кого это касается.
Подключить источники
Вместе с поставщиком платформы подключаются нужные системы: почта, 1С, таблицы. Доступы выдаются только к тем данным, которые нужны для задачи.
Проверять первые результаты
Первое время сотрудник просматривает каждый черновик и отмечает, что агент понял неверно. По этим замечаниям правила уточняются.
Расширять постепенно
Когда результат стабилен, добавляется следующая задача. Решения о новых действиях агента по-прежнему принимает руководитель.
Что агент делает сам, а что только после подтверждения
Простые действия внутри подключённых систем агент выполняет сам. Всё, что уходит наружу или меняет деньги и договоры, ждёт решения сотрудника:
| Действие | Кто выполняет | Комментарий |
|---|---|---|
| Найти остаток в 1С | Агент | Простое чтение данных, результат виден сотруднику |
| Подготовить письмо клиенту | Агент готовит черновик | Отправляет письмо сотрудник после просмотра |
| Выставить счёт | Агент готовит, человек подтверждает | Сумма и реквизиты проверяются глазами |
| Изменить условия договора | Человек | Агент может лишь подсказать, что поменялось |
Для работы с нейросетью можно использовать свои ключи, модели платформы или собственные модели на сервере компании. Coagent ставится на сервер компании, поэтому доступы к 1С и почте остаются у неё.
Вопросы владельца небольшой компании
Сколько сотрудников должно быть вовлечено в пилот?
Достаточно ответственного руководителя и одного-двух сотрудников, которые выполняют выбранную задачу каждый день. Остальным коллегам важно лишь знать, что происходит и зачем нужен агент.
Можно ли начать, если учёт ведётся в Excel?
Да, таблицы Excel и Google входят в число систем, с которыми работает агент. Главное, чтобы в таблице был порядок: понятные названия столбцов и одна версия файла, которой пользуются все.
Что делать, если агент ответил неверно?
Черновик просто не отправляется, а правило, из-за которого случился промах, уточняется. Поэтому первые недели важна проверка человеком: она показывает слабые места до того, как они дойдут до клиента.
Нужно ли обучать сотрудников отдельно?
Достаточно короткой встречи: что делает агент, как попросить его о задаче, где смотреть черновики. Голосом с агентом тоже можно говорить, поэтому многим удобнее привыкать именно так.
Выберите одну рутинную задачу и опишите её агенту простыми словами.