Условная исходная ситуация: склад в Минске
Допустим, в оптовой компании в Минске склад ведётся в 1С, а минимальные запасы записаны в таблице Excel, которую начальник склада обновляет по памяти. Закупщик узнаёт о нехватке тогда, когда менеджер жалуется на отсутствие товара. Это пример для наглядности, а не описание конкретной организации.
Как задаются минимальные запасы
Порог для каждой позиции определяет человек, агент его только хранит и сравнивает с остатком. При расчёте порога стоит учесть:
- среднюю скорость продаж по позиции в обычный период
- срок поставки от конкретного поставщика, включая остановки на таможне для импортных позиций
- сезонность: перед сезоном порог поднимается, после него снижается
- возможность подобрать аналог, если основной товар закончился
- минимальную партию, которую поставщик готов отгрузить
Как выглядит рабочий день с уведомлениями
Утренняя сверка
Агент читает остатки в 1С через OData и сравнивает с порогами из таблицы. Позиции у границы попадают в короткую сводку для начальника склада.
Сообщение ответственному
Ответственный видит список: что заканчивается, сколько осталось, сколько уже в резерве у менеджеров. Если резерв съедает остаток, позиция отмечается отдельно.
Черновик заявки
Для закупщика агент готовит черновик заявки поставщику с количеством, которое подсказывают порог и прошлые заказы. Письмо не уходит, пока закупщик не прочитает и не подтвердит его.
Решение закупщика
Закупщик правит количество, выбирает поставщика и при необходимости звонит. Если поставка задерживается, он просит агента предупредить менеджеров, чтобы те предложили клиентам замену.
Обновление порогов
По итогам недели начальник склада смотрит, где уведомления были лишними или запоздали, и меняет пороги.
Кто какие уведомления получает
Одни и те же остатки интересуют людей по-разному, поэтому уведомление собирается под роль, а не рассылается всем подряд:
| Кто | Что приходит | Что с этим делает |
|---|---|---|
| Начальник склада | Утренняя сводка по позициям у порога | Проверяет физический остаток и спорные позиции |
| Закупщик | Черновик заявки поставщику | Правит количество, выбирает поставщика, подтверждает письмо |
| Менеджер по продажам | Предупреждение, что товар заканчивается | Предлагает клиентам аналог или переносит обещанный срок |
| Руководитель | Недельная сводка о нехватке и излишках | Решает, где пересмотреть политику запасов |
Не только нехватка: контроль излишков
Порог работает в обе стороны. Если позиция лежит месяцами и остаток выше разумного верхнего предела, это замороженные деньги и занятое место на складе. Агент включает такие позиции в еженедельную сводку руководителю, а решение распродать, переместить на другой склад или остановить закупки принимает человек.
Что агент делает сам, а что нет
Сводки, сравнение остатков и черновики агент делает сам. Отправка заказа поставщику, оплата и изменение условий идут только после подтверждения человека. В Coagent такие правила записываются в роли агента обычными словами, а подключение к 1С и Telegram настраивается вместе с клиентом.
Как понять, что настройка работает
Через несколько недель сравните, сколько раз закупщик узнал о нехватке из сводки, а сколько раз из жалобы менеджера. Если жалобы остались, смотрите, где подвёл порог или срок поставки, и меняйте именно эти параметры. Раз в месяц просматривайте позиции, по которым уведомления приходили слишком часто: возможно, порог занижен или поставщик работает нестабильно, и закупщику стоит обсудить это с ним напрямую.
Возьмите десять ходовых позиций склада и запишите для каждой порог и срок поставки.