Куда сотрудник должен приносить заявление?
Удобнее всего, когда есть одна точка входа. Это может быть кадровый специалист, общий почтовый ящик, специальная форма или чат. Когда заявления попадают к начальнику, в бухгалтерию и в мессенджер одновременно, часть из них теряется, а другие обрабатываются дважды. Выберите один канал и опишите его в правилах для сотрудников.
Для небольших коллективов достаточно общего почтового ящика отдела кадров. В крупных компаниях с несколькими площадками, например с филиалами в разных городах Беларуси, удобнее единая форма, чтобы заявление сразу попадало к нужному специалисту.
Как регистрировать обращения?
У каждого заявления должен быть номер, дата поступления, автор, тип и ответственный. Регистрация нужна не ради формальности: по ней видно, что обращение принято, и можно ответить на вопрос сотрудника о том, где его документ. Минимальный набор полей простой:
- тип обращения: отпуск, справка с места работы, материальная помощь, перевод
- автор и его подразделение
- дата получения и желаемый срок
- ответственный за исполнение
- статус и дата выдачи результата
Какие справки выдаются чаще всего и что для них нужно?
Чаще всего просят справку с места работы, справку о заработной плате и копии кадровых документов. Для каждого типа определите, кто готовит текст, кто подписывает и где берутся данные. Данные о зарплате хранятся в бухгалтерии и в 1С, и выдавать их нужно только самому сотруднику или тому, кому он поручил. Что именно и в какой форме включается в справку, зависит от требований получателя и законодательства Республики Беларусь, поэтому уточните это у кадровика или юриста.
Какие сроки считать нормой?
Сроки выдачи справок и других документов о работе определяет законодательство Республики Беларусь, и договорённость с сотрудником их не заменяет; внутренний регламент лишь уточняет порядок внутри этих рамок. Главное — сообщить сотруднику срок и напомнить ответственному, если он приближается. Агент может следить за календарём и подсказывать, какие обращения скоро выйдут за срок.
Если сотрудник просит срочную справку, это стоит оговорить отдельно: кто принимает решение о сокращении срока и что для этого нужно. Исключения из правил полезно фиксировать, чтобы со временем они не превратились в новое правило.
Что в этом процессе может делать агент?
Агент Coagent работает с почтой, документами и календарём. Он разбирает входящие обращения, определяет тип, заводит запись в журнале, готовит черновик справки по шаблону и напоминает о сроках. Подпись, выдача и ответ сотруднику остаются за кадровиком и руководителем. Платформа ставится на сервер компании, а доступы настраиваются так, чтобы агент видел только то, что положено его роли.
Можно ли принимать заявления в электронном виде?
Да, но только если для конкретного документа допустим электронный способ оформления и понятно, как подтверждается подлинность. Одного внутреннего регламента для этого мало, поэтому какие обращения можно оформлять без бумаги, уточните у кадровой службы или юриста.
Кто может получить справку о зарплате?
Сам сотрудник или лицо, которому он поручил. Выдачу фиксируют в журнале, чтобы потом можно было проверить, кому и когда она передана.
Как не потерять заявление, пришедшее в мессенджер?
Договоритесь, что мессенджер используется только для сообщения о том, что обращение отправлено, а сам документ оформляется в основном канале. Агент может напоминать об этом сотрудникам.
Нужен ли отдельный журнал для справок?
Удобнее иметь один журнал для всех обращений с типом и статусом. Он же поможет увидеть, какие справки заказывают чаще и где можно подготовить шаблоны.
Выберите один канал приёма обращений и опишите его для сотрудников одной страницей.