Список проверок для каждого шаблона
Допустим, компания в Минске готовит десяток видов документов: договоры, акты, письма, спецификации. Перед тем как подключать автоматическое заполнение, пройдите по каждому шаблону с этим списком:
- у шаблона есть владелец, который отвечает за его актуальность
- все изменяемые места отмечены как поля, а не набраны руками в тексте
- для каждого поля известен источник: карточка контрагента, 1С, таблица
- единые шрифты, поля страницы, реквизиты и подписи оформлены одинаково
- понятно, кто проверяет готовый документ и кто подписывает
- предусмотрена версия шаблона и дата последнего изменения
Поля и источники данных
Главный пункт — привязка полей к источникам. Название организации, УНП, адрес, банковские реквизиты и контактное лицо должны браться из карточки контрагента, а не набираться заново. Тогда один раз исправленная ошибка исправляется везде.
Для переменных условий, таких как сумма, срок оплаты и перечень товаров, источник тоже должен быть единым: спецификация в 1С или утверждённая таблица. Если сумма в тексте берётся из одного места, а в таблице документа из другого, расхождения неизбежны.
Единый стиль без лишней строгости
Единый стиль складывается из мелочей: одинаковые заголовки, порядок разделов, формулировки типовых условий. Закрепите это в одном эталонном файле и не позволяйте разным отделам вести собственные копии. Если юрист утвердил формулировку, она берётся из общей папки, а не из старого письма.
При этом шаблон не должен превращаться в клетку. Оставьте место для нестандартных условий и договоритесь, что такие случаи согласуются отдельно.
Как проверять готовый документ
Проверка состоит из двух частей. Первая — формальная: заполнены ли все поля, нет ли пустых мест и устаревших реквизитов. Вторая — смысловая: соответствуют ли условия договорённостям с клиентом. Первую можно поручить агенту, вторую выполняет человек.
Что делает агент при подготовке документа
Coagent работает внутри подключённых систем: 1С, CRM, почты, таблиц и документов. Сотрудник говорит агенту, какой документ нужен и для кого, например подготовь акт сверки для этого клиента. Агент берёт реквизиты из карточки, данные из 1С, подставляет их в шаблон и показывает черновик с отмеченными местами, где ему не хватило сведений.
Роль агента и доступы задаются обычными словами. Например, можно разрешить ему готовить документы по заданному шаблону, но запретить менять сам шаблон.
Какие проверки полезно поручить агенту
Агент хорошо справляется с механической сверкой. Он может сравнить реквизиты в договоре с карточкой контрагента, найти пустые поля, заметить, что в документе указана прежняя дата или другое название организации, и подсказать, что в акте не совпадает сумма со спецификацией. Эти замечания приходят сотруднику вместе с черновиком.
Для смысловой проверки он только собирает материал: показывает, какие условия отличаются от стандартного шаблона. Согласовывает такие отличия руководитель или юрист.
С чего начать, если шаблонов много
Выберите два-три документа, которые составляются чаще всего, и приведите их в порядок. Остальные обновляйте по мере необходимости. Так вы быстро увидите выгоду, а команда привыкнет к новому порядку без перегрузки. Через месяц-два, когда первые шаблоны заработают, добавляйте следующие: опыт уже накоплен, а типичные вопросы известны.
Выберите три документа, которые составляются чаще всего, и пройдите по ним с чек-листом, это покажет, что исправить до автозаполнения.