Что происходит с письмом, если роли не распределены
В общий ящик приходят счета, договоры, письма клиентов, рассылки и спам. Каждый сотрудник видит их по-своему: бухгалтер считает, что счёт должен пересылать секретарь, секретарь рассчитывает на менеджера. Через неделю выясняется, что важное письмо лежало в папке, где его никто не читал. Дело не в нерадивости. Просто нигде не записано, кто отвечает за каждый тип письма.
Кто за что отвечает
| Роль | Что делает | Что не делает |
|---|---|---|
| Агент | Сортирует письма по типам, выделяет реквизиты и сроки, готовит черновик карточки и ответа | Не регистрирует документы и не отправляет ответ без подтверждения |
| Делопроизводитель | Проверяет карточку, присваивает регистрационный номер, ведёт журнал | Не принимает решений по существу вопроса |
| Руководитель отдела | Определяет, что делать с документом, и назначает исполнителя | Не занимается рассылкой и поиском |
| Юрист | Читает договоры и претензии, проверяет риски | Не занимается рядовой перепиской |
| Бухгалтер | Принимает счета, акты, накладные и проверяет УНП контрагента | Не сортирует общую почту |
Как агент сортирует почту
Правила сортировки задаются обычными словами, и их можно проверить на примерах. Агент опирается на тему, отправителя, вложение и текст письма. Чаще всего он различает такие типы входящих:
- счета и акты, которые передаются бухгалтерии
- договоры и дополнительные соглашения для юриста
- претензии и жалобы, которые требуют быстрой реакции
- запросы клиентов, адресованные менеджеру или отделу продаж
- информационные письма и рассылки, которые можно не показывать сразу
- письма от госорганов и налоговых органов, которые нужно показать руководителю
Что делает делопроизводитель
Регистрация остаётся человеческой работой. Агент готовит черновик карточки: отправитель, дата, тема, тип документа, срок ответа, предлагаемый исполнитель. Делопроизводитель проверяет, исправляет и присваивает номер. Такой порядок экономит время на переписывании, но ответственность за журнал остаётся за человеком. Если агент ошибся с типом письма, поправка запоминается как пример для правила.
Руководитель отдела и контроль сроков
Руководитель получает не сплошной поток, а короткую сводку на утро: что пришло, что требует ответа сегодня, что просрочено. Исполнитель назначается кликом или сообщением, а агент напоминает ему о сроке. Если исполнитель не отреагировал, агент сообщает об этом руководителю, а не решает за него.
Как подключается платформа агентов
Агент Coagent работает в подключённой почте, документах и календаре, а в 1С может найти карточку контрагента по УНП. Роли и правила сортировки настраиваются вместе с клиентом, программист для этого не нужен.
Нужно ли переводить всю почту на новые правила сразу?
Нет. Начните с одного общего ящика или одного типа писем, например со счетов. Когда правила стабильно работают, добавляйте следующие типы и подключайте других сотрудников.
Что делать с письмами, тип которых агент не распознал?
Такие письма агент помечает отдельно и передаёт делопроизводителю. Человек определяет тип, и это уточнение можно добавить в правила, чтобы похожие письма сортировались точнее.
Как защитить конфиденциальные письма от лишних глаз?
Через права доступа: агент работает с теми ящиками и папками, которые ему открыты. Письма руководства или кадровые вопросы можно исключить из его области.
Составьте таблицу ролей для своего общего ящика и проверьте её на неделе реальных писем.