Что должен показывать платёжный календарь
Платёжный календарь отвечает на простой вопрос: что, кому и когда мы платим и хватит ли для этого денег. Для белорусской компании в календаре обычно собираются платежи поставщикам, зарплата, налоги и взносы, аренда, коммунальные услуги, проценты по кредитам и платежи по договорам лизинга. Минимальный набор полей выглядит так:
- дата платежа и срок, до которого его нужно провести
- получатель и его УНП
- основание: номер договора, счёта или акта
- сумма в BYN или в валюте с указанием курса Нацбанка на дату расчёта
- источник денег: какой расчётный счёт используется
- ответственный, который готовит платёж, и руководитель, который подтверждает
- статус: запланирован, подготовлен, подтверждён, оплачен
Критерии проверки: работает ли календарь
Календарь, который никто не открывает, бесполезен. Проверьте свой по нескольким критериям:
| Критерий | Что проверить | Тревожный признак |
|---|---|---|
| Полнота | Все ли регулярные и разовые платежи внесены | Платёж проходит, а в календаре его не было |
| Актуальность | Обновляется ли календарь после новых договоров и счетов | Данные устарели, новые счета лежат у бухгалтера в папке |
| Ответственность | У каждого платежа есть исполнитель и подтверждающий | Ответ на вопрос, кто отвечает, зависит от настроения |
| Связь с остатками | Видно ли, хватает ли средств на ближайшие даты | Решение о платеже принимается по текущему остатку на счёте |
| Приоритеты | Определено, что платится в первую очередь при нехватке денег | Приоритет назначается в момент кризиса |
| История | Можно ли восстановить, кто и когда подтвердил платёж | Подтверждения даются устно или в личных сообщениях |
Как контролировать оплаты в течение недели
Просмотр в начале недели
Бухгалтер и финансовый руководитель просматривают платежи на ближайшие дни, сверяют с ожидаемыми поступлениями и отмечают платежи, которые нужно перенести.
Подготовка и подтверждение
Платежи готовятся заранее, руководитель подтверждает их в установленное время. Срочные платежи вне графика согласуются отдельно.
Сверка в середине недели
Проверяется, что оплаченное отражено в календаре и в учёте, а неоплаченное имеет причину. Если поставщик ждёт платежа, ему сообщается новая дата.
Итоги в конце недели
Фиксируются платежи, прошедшие вовремя и с задержкой, а календарь на следующие дни дополняется новыми счетами.
Что может делать ИИ-агент, а что нельзя передавать
Агент, подключённый к 1С через стандартный интерфейс OData, почте и таблицам Excel, помогает собирать календарь: находит новые счета во входящих письмах, подставляет данные в строки, напоминает ответственным о приближении срока. В Coagent платёж и любое изменение договора выполняются только после подтверждения человека.
Вопросы по ведению платёжного календаря
Достаточно ли вести платёжный календарь в Excel?
Для небольшой компании достаточно, если у таблицы есть владелец, а данные обновляются регулярно. Когда платежей становится много, имеет смысл связать календарь с учётной системой, чтобы не переносить данные вручную.
Как учитывать платежи в иностранной валюте?
Указывайте валюту и ожидаемый курс Нацбанка, а после платежа заносите фактическую сумму. Так видна разница между планом и результатом, и бухгалтеру проще отразить её в учёте.
Кто должен подтверждать платежи?
Круг подтверждающих определяет руководство компании. Обычно это финансовый директор или собственник, а для небольших платежей может быть установлен упрощённый порядок, который закреплён письменно.
Проверьте текущий календарь по таблице критериев и отметьте, какие строки не выдержали проверку.