Кто чем занят: люди и агент в одной таблице
Главное правило простое: агент готовит, человек решает и подтверждает. Такое разделение хорошо видно, если расписать участников процесса по ролям:
| Роль | Что делает человек | Что делает агент |
|---|---|---|
| Главный бухгалтер | Отвечает за учёт и отчётность, принимает решения по спорным случаям | Готовит сводки по срокам, расхождениям и задолженности |
| Бухгалтер по первичным документам | Проверяет и проводит документы | Сверяет накладные и акты с заказами, готовит список недостающих |
| Бухгалтер по расчётам | Согласует платежи и акты сверки | Готовит черновики писем с актами, напоминает о долгах |
| Финансовый директор | Определяет приоритеты платежей | Собирает данные по остаткам и графику платежей |
| Ответственный за ЭСЧФ и ЭТТН | Выписывает и подписывает электронные документы | Напоминает о неоформленных документах и расхождениях |
Что можно поручить агенту без риска
Безопасными считаются задачи, где агент читает данные и готовит материал, а изменения вносит человек. К таким задачам относятся:
- сверка накладных, актов и счетов с заказами и договорами с отметкой расхождений
- список контрагентов с просроченной задолженностью и черновики напоминаний
- подготовка черновиков актов сверки с перечнем документов
- проверка карточек контрагентов на дубли и пустые поля, например УНП
- ежедневная сводка по неоформленным и неподписанным документам
- ответы сотрудникам на частые вопросы по внутренним правилам оформления
Что агент не делает сам
Есть действия, которые меняют деньги и обязательства компании. Агент не выполняет их без подтверждения сотрудника: отправка писем наружу, платёж, изменение договора, проводка и закрытие периода. Такие шаги он подготавливает, показывает человеку данные и ждёт решения. Окончательную ответственность за документ несёт бухгалтер или руководитель.
Роль руководителя и ответственного за настройку
Для агента нужен владелец. Обычно это главный бухгалтер или финансовый директор, а не ИТ-специалист. Он описывает роль агента обычными словами, определяет доступы и решает, какие данные открыть. В Coagent подключение к 1С через стандартный интерфейс OData настраивается вместе с клиентом, а далее правила уточняются на опыте.
Как проверять работу агента
Начать с одной задачи
Например, со сверки накладных с заказами по одному поставщику. Остальное подключается позже.
Сравнивать с ручным результатом
Первое время бухгалтер делает ту же работу вручную и сопоставляет результаты, отмечая расхождения.
Записывать замечания
Каждая неточность превращается в уточнение правил: что считать расхождением, какой допуск разрешён, как называть документы.
Постепенно уменьшать ручную проверку
Когда результат стабилен, бухгалтер просматривает выборочно, но подтверждение важных действий остаётся обязательным.
Вопросы бухгалтера об агенте
Может ли агент вести учёт вместо бухгалтера?
Нет, он помогает с подготовкой материалов, сверками и напоминаниями. Проводки, отчётность и решения по спорным случаям остаются у бухгалтера, который отвечает за учёт.
Видит ли агент данные, которые ему не нужны?
Доступы задаются заранее: агенту открывают только нужные справочники и документы. Перечень доступов согласуют руководитель и ответственный за безопасность.
Как быть с банковскими платежами?
Агент может подготовить список платежей и сводку по срокам, но сам платёж проводит и подтверждает уполномоченный сотрудник.
Составьте таблицу ролей бухгалтерии и отметьте, какие подготовительные задачи отнимают время.