Какие поля вводятся и кто за них отвечает
Нередко ошибки возникают не только из-за невнимательности, но и из-за размытой ответственности: каждый считает, что поле проверит кто-то другой. Поэтому полезно один раз расписать поля и закрепить за каждым из них человека и момент проверки.
| Поле | Кто вводит | Когда проверяется | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Контрагент и УНП | Менеджер или бухгалтер | При заведении карточки | Договор и данные из открытых источников |
| Номер и дата документа | Бухгалтер | При вводе | Оригинал или скан документа |
| Номенклатура и количество | Кладовщик | При приёмке | Акт приёмки или результат пересчёта на складе |
| Цена и сумма | Бухгалтер | Перед проведением | Договор или спецификация |
| Ставка налога | Бухгалтер | Перед проведением | Налоговое законодательство и условия операции |
Поля, где в первичке встречаются ошибки
Агент, которому дали доступ к базе, может находить повторяющиеся проблемы. Среди них встречаются такие:
- одинаковые контрагенты, заведённые дважды с небольшой разницей в написании;
- номенклатура с разными единицами измерения в приходе и в продаже;
- дата документа, которая расходится с датой отгрузки в складском учёте без понятной причины;
- цена в документе отличается от цены в договоре или спецификации;
- отсутствующая ссылка на договор в документах расчётов.
Как устроена проверка перед проведением
Проверка состоит из простых вопросов, на которые агент отвечает по каждому документу: есть ли такой контрагент в справочнике, совпадает ли цена с договором, нет ли дубля с тем же номером и датой, заполнены ли обязательные поля. Результат он показывает бухгалтеру в виде списка замечаний.
Бухгалтер решает, что исправить, а что оставить как есть. Проведение документа и изменение справочников выполняет человек. Если ставка налога или порядок отражения операции вызывают сомнения, вопрос уточняют у главного бухгалтера: ставку определяют по законодательству Республики Беларусь с учётом обстоятельств операции, а правила могут меняться.
Сверка: с контрагентом, складом и банком
После ввода документы сверяют с внешними данными. Количество сверяют со складом, суммы с договором, платежи с банковской выпиской, а остатки взаиморасчётов с данными контрагента. Агент готовит таблицы расхождений и черновики писем для сверки, а письма отправляет сотрудник.
Для небольшой компании в Пинске, где первичку ведут один-два человека, такой разбор особенно полезен: он выявляет моменты, где проверка существует только в голове сотрудника. Когда правило записано, его можно передать новому человеку и поручить агенту отслеживать выполнение.
Хорошо, если в конце месяца бухгалтер получает от агента короткую сводку: сколько документов введено, по каким есть замечания, какие остались без подтверждающих бумаг. Эта сводка не заменяет проверку, но показывает, куда смотреть в первую очередь, и экономит время на поиск проблемных мест.
Отдельно стоит договориться о хранении подтверждающих материалов. Сканы документов, письма контрагентов и акты сверки должны лежать там, где их можно быстро найти при запросе проверяющего или коллеги. Агент способен подсказать, к какому документу не приложен скан, но порядок хранения устанавливает главный бухгалтер.
Подключение к учётной системе
Coagent подключается к 1С через стандартный интерфейс OData, а также к таблицам Excel и Google и почте. Правила проверки задаются обычными словами, например: сообщать, если цена отличается от цены в договоре. Подключение настраивается вместе с клиентом, и права агента ограничиваются нужными разделами учёта.
Составьте таблицу из ваших полей первички и впишите рядом ответственного и способ подтверждения для каждого.