Как разделить долги клиентов на группы
Простой подход — смотреть на возраст долга: текущие обязательства, которым ещё не вышел срок, просроченные недавно и просроченные давно. Для каждой группы действия разные: напомнить, уточнить причину, подключить руководителя.
Второй срез — причина. Один долг связан с забывчивостью, другой с неподписанным актом, третий со спором по качеству, четвёртый с трудностями у самого клиента. Причину записывают в карточку, иначе сотрудник каждый раз выясняет её заново. Нередко долг держится на неподписанных актах и накладных, поэтому проверка комплекта документов должна идти раньше напоминаний.
Что включить в план работы с каждой группой
План должен быть коротким, чтобы им пользовались. Для каждой группы определите пять вещей:
- кто отвечает за контакт с клиентом
- какое действие выполняется первым и через сколько дней повторяется
- когда вопрос передаётся выше
- какие документы нужно приложить к напоминанию
- как фиксируется обещание клиента
Какую роль играет ИИ-агент в работе с долгами
Агент подключается к 1С по стандартному интерфейсу OData и к почте. Он строит список просроченных счетов, разделяет их по группам, готовит черновики напоминаний и показывает, по каким клиентам есть открытые претензии. Менеджер или бухгалтер проверяет и отправляет.
Агент не принимает решений о списании, рассрочке или обращении к юристу. Это решения руководства. Платёж, изменение договора и отправка письма проходят только после подтверждения человека. Бухгалтер при этом остаётся владельцем учёта, а руководитель получает понятную картину по группам, а не длинный перечень счетов. агент не правит проводки и не закрывает документы, а только готовит предложения.
Хорошо работает недельный ритм: в понедельник агент присылает свежий разрез по группам, во вторник менеджеры отчитываются по своим клиентам, в пятницу руководитель смотрит, что сдвинулось. Такой порядок дисциплинирует всех и не требует отдельных совещаний.
| Группа | Типичная причина | Первое действие |
|---|---|---|
| Срок ещё не наступил | Нет проблемы, нужен контроль | Напоминание перед сроком по желанию клиента |
| Недавняя просрочка | Забыли, не дошёл счёт | Уточнение и повторная отправка документов |
| Давняя просрочка | Спор или трудности у клиента | Звонок менеджера и разбор причины |
| Утрачен контакт | Смена контактного лица, закрытие | Передача руководителю и юристу |
Типичные вопросы руководителей
После запуска порядка работы с долгами одни и те же вопросы возникают в большинстве компаний. Ответы ниже даны в общем виде, а специфику вашей отрасли стоит обсудить с главным бухгалтером.
Как часто нужно пересматривать классификацию долгов?
Достаточно раз в неделю на планёрке, а в периоды расчётов чаще. Агент может каждое утро готовить свежий список групп, а руководитель смотрит только изменения и спорные случаи, где требуется решение.
Должен ли агент видеть все счета компании?
Только те, что нужны для задачи. Права задаются на уровне роли: например, чтение дебиторской задолженности без доступа к зарплатным данным. Компания определяет границы вместе со специалистом по 1С и главным бухгалтером.
Что делать с долгами, по которым срок давно прошёл?
Выясните причину и проверьте, не изменились ли обстоятельства. Дальнейшие шаги, включая списание или обращение в суд, решает руководство вместе с юристом и бухгалтером по правилам законодательства Республики Беларусь.
Как отличить спор от обычной просрочки?
Спор виден по письмам и звонкам клиента: он называет замечания по товару, документам или срокам. Агент помогает найти такие сообщения, а решение о том, считать ли долг спорным, принимает менеджер вместе с руководителем.
Разделите текущий список должников на группы по возрасту долга и причине и посмотрите, где нет ответственного.