Образец письма для сверки первичных документов
Письмо должно быть коротким и однозначным: за какой период сверяем, какие документы перечислены, что нужно сделать получателю и до какой даты. Ниже каркас, в котором в квадратных скобках стоят поля для подстановки.
Здравствуйте, [имя и отчество]! Просим сверить документы по договору [номер договора] за период с [дата начала] по [дата окончания]. Перечень счетов, актов и накладных приложен в виде таблицы. Если все документы совпадают с вашим учётом, подтвердите это ответным письмом. Если есть расхождения, укажите номер документа и сумму по вашим данным. Будем признательны за ответ до [дата]. С уважением, [должность и фамилия отправителя].
Что подставить в поля образца
Чтобы письмо не возвращалось с вопросами, заполните поля внимательно:
- полное наименование контрагента и его УНП, как указано в договоре;
- период сверки, одинаковый в письме и в приложенной таблице;
- список документов с номерами, датами и суммами в белорусских рублях;
- контакт сотрудника, к которому контрагент может обратиться с вопросом;
- дата, до которой ждёте ответ, с запасом на выходные и праздники.
Как подготовить таблицу с перечнем документов
Выгрузить документы за период
Из 1С возьмите проведённые счета, акты и накладные по нужному контрагенту. Агент может сделать выгрузку и свести данные в таблицу Excel.
Проверить полноту
Сравните выгрузку со списком отгрузок менеджера и платежами бухгалтера. Пропущенный документ стоит найти до отправки письма, а не после ответа.
Подготовить черновик письма
Агент подставляет поля в образец и прикладывает таблицу. Черновик сотрудник читает целиком, проверяет суммы и только затем отправляет.
Зафиксировать дату отправки
Отметьте в учёте, кому и когда направлено письмо. Эта запись понадобится, если ответа придётся ждать дольше обычного.
Периодичность сверки зависит от объёма операций с контрагентом. С постоянным поставщиком, у которого идёт много отгрузок, сверяются чаще, а с разовым покупателем достаточно сверки по окончании сделки. Правила, как часто и в какой форме сверять расчёты, закрепите в учётной политике компании и уточните у бухгалтера.
Типичные причины расхождений в первичке
Прежде чем спорить с контрагентом, полезно знать, откуда расхождения берутся обычно. Агент может сразу проверять такие причины и подсказывать сотруднику, на что смотреть:
- документ проведён в одном месяце, а получен контрагентом в другом;
- акт подписан, но не внесён в учёт одной из сторон;
- платёж прошёл, но отнесён на другой договор;
- в накладной исправили количество, а счёт остался прежним;
- возврат или корректировка оформлены только у одной стороны.
Как разбирать ответ контрагента
Ответ может быть трёх видов: подтверждение, возражение по отдельным документам и молчание. Для каждого случая полезно иметь готовое решение, которое сотрудник применяет без раздумий.
| Ответ | Что делает сотрудник | Что готовит агент |
|---|---|---|
| Документы подтверждены | Отмечает сверку завершённой | Запись в журнале сверок |
| Есть расхождения | Выясняет причину по каждому документу | Таблицу различий для разбора |
| Ответа нет | Звонит контрагенту и уточняет | Напоминание в календаре и черновик повтора |
Coagent подключается к 1С, почте и таблицам и помогает собирать такие письма: агент выгружает документы, заполняет образец и показывает черновик сотруднику. Правила сверки, например какие документы включать и за какой период, задаются обычными словами. Нормы по первичным документам определяются законодательством Республики Беларусь, поэтому спорные случаи уточняйте у бухгалтера.
Сохраните образец письма как шаблон и подготовьте по нему первую сверку с одним постоянным контрагентом.