Что именно можно доверить агенту
Инструктаж проводит человек, и подпись в журнале ставит человек. Агент помогает вокруг этого: напоминает о предстоящих инструктажах, собирает список сотрудников, готовит черновики записей и показывает, кто пропустил срок. Правила проведения инструктажей и их периодичность определяет законодательство Республики Беларусь и локальные акты предприятия, поэтому уточняйте их у специалиста по охране труда.
Образец напоминания сотруднику
Текст напоминания стоит делать коротким и конкретным. Образец, который можно подставить в шаблон:
- Здравствуйте, [имя]. Подходит срок инструктажа по охране труда для вашей должности.
- Пожалуйста, подойдите к ответственному за охрану труда в участок или кабинет, указанный в графике.
- Если вы будете в отпуске или командировке, ответьте на это сообщение, и мы перенесём дату.
- Спасибо за понимание и своевременную явку.
Сообщения такого вида готовятся как черновик, а отправляет их сотрудник, ответственный за охрану труда. В поля вместо квадратных скобок подставляются имя и должность из кадровой базы.
Образец сообщения руководителю участка
Руководитель участка получает сводку, а не отдельные напоминания по каждому человеку: кто из сотрудников участка должен пройти инструктаж на этой неделе, кто уже просрочил и по какой причине, кого нужно освободить от работы на время инструктажа. Такая сводка собирается из кадровых данных и графика, а решения о переносе принимает руководитель.
Поля записи в журнале
| Поле | Что заполняется | Кто подтверждает |
|---|---|---|
| Дата и вид инструктажа | Вводный, первичный, повторный, внеплановый | Ответственный за охрану труда |
| Сотрудник и должность | ФИО и профессия из кадровых данных | Отдел кадров |
| Тема и материалы | Что разбиралось, какие инструкции использовались | Проводящий инструктаж |
| Допуск к работе | Решение о допуске | Руководитель участка |
| Подписи | Подпись инструктируемого и инструктирующего | Оба участника лично |
Кому и когда отправлять сводки
Кроме персональных напоминаний, ответственному за охрану труда полезна еженедельная сводка по предприятию: у кого срок подходит, кто просрочил, какие участки отстают. Руководителю предприятия достаточно короткой справки по подразделениям, без фамилий. Так информация доходит до тех, кто принимает решения, и не превращается в рассылку, которую никто не читает.
Как вести инструктажи и журналы по шаблону
Подготовьте основу
Соберите в таблице список должностей, виды инструктажей и ответственных. Сроки впишите по действующим документам предприятия, а не по памяти.
Настройте напоминания
Опишите агенту словами, за какое время до срока напоминать и кому. Подключение к таблицам и почте настраивается вместе с клиентом.
Проверьте черновики
В первые недели ответственный просматривает каждое сообщение и запись, исправляет формулировки и дополняет шаблоны.
Ведите журнал по правилам
Подписи ставятся людьми в журнале, установленном на предприятии. Электронные заготовки лишь помогают подготовить записи.
Вопросы ответственных за охрану труда
Можно ли вести журнал только в электронном виде?
Это зависит от требований законодательства и локальных актов предприятия. Уточните у специалиста по охране труда и юриста, какая форма допустима, и запишите решение в регламент.
Что делать, если сотрудник не отвечает на напоминание?
Сводка попадает руководителю участка. Он связывается с сотрудником лично и договаривается о новой дате. Агент фиксирует перенос в списке.
Как напоминать сотрудникам, которые работают сменами?
В графике указывается смена каждого человека, и напоминание готовится с учётом его рабочего времени. Сообщение уходит заранее, чтобы сотрудник и руководитель участка успели согласовать время инструктажа.
Возьмите один участок и составьте для него таблицу должностей, видов инструктажей и ответственных.