Что входит в кредиторскую задолженность
Допустим, торговая компания в Гомеле закупает товар у нескольких поставщиков, платит арендодателю и подрядчикам. Всё, что компания уже получила, но ещё не оплатила, составляет кредиторскую задолженность. Чаще всего это долги перед поставщиками и подрядчиками, но бывают и обязательства перед работниками, бюджетом и другими кредиторами. Долг перед поставщиком появляется после отгрузки или оказания услуги и исчезает после платежа. В учёте задолженность показывает, какие суммы придётся найти к срокам оплаты.
Платёжный календарь простыми словами
Платёжный календарь — таблица, где по датам расписаны ожидаемые поступления и платежи. Он нужен, чтобы заранее увидеть день, когда денег на счёте не хватит на все срочные оплаты. График платежей — часть календаря, касающаяся долгов перед поставщиками и подрядчиками.
Приоритеты платежей: как расставить очерёдность
Когда денег хватает не на всё, платежи упорядочивают по важности. Вот пример управленческих приоритетов, который стоит обсудить с главным бухгалтером и владельцем; обязательную очерёдность платежей по закону они не меняют:
- обязательные платежи: налоги, взносы, зарплата; их очерёдность определяет законодательство, уточняйте у бухгалтера или юриста
- платежи поставщикам, от которых зависит непрерывность работы
- платежи с риском штрафа или потери скидки за раннюю оплату
- платежи со сроком в ближайшие дни и без штрафных условий
- остальные платежи, которые можно перенести по согласованию с контрагентом
Отсрочка, просрочка и акт сверки
| Термин | Простыми словами | Что с этим делать руководителю |
|---|---|---|
| Отсрочка платежа | Срок, в течение которого поставщик разрешает не платить сразу | Записать условия в договоре и учесть в календаре |
| Просрочка | Платёж не поступил к оговорённой дате | Заранее предупредить поставщика и согласовать новую дату |
| Акт сверки | Документ, где обе стороны подтверждают сумму долга | Сверять с ключевыми поставщиками регулярно |
| Кассовый разрыв | День, когда денег на счёте меньше, чем нужно оплатить | Увидеть заранее и перенести менее срочные платежи |
Как собрать график платежей шаг за шагом
Соберите список долгов
Выгрузите из учёта все неоплаченные документы поставщиков: номер, дату, сумму и срок оплаты по договору. Для каждого поставщика отметьте, есть ли отсрочка.
Расставьте даты и приоритеты
Сгруппируйте платежи по неделям и пометьте обязательные, штрафные и переносимые. Сумму по каждой неделе сравните с начальным остатком денег и ожидаемыми поступлениями.
Найдите неделю напряжения
Определите даты, когда остатка и ожидаемых поступлений не хватит, в том числе внутри недели, если платёж идёт раньше поступления. Для этих дат подготовьте предложения: что перенести по согласованию и кого предупредить заранее.
Утвердите график
Финансист и руководитель просматривают график, вносят правки и утверждают его. Платёжные документы готовятся по утверждённому графику, а в банк их передаёт человек после подтверждения.
Валюта, курсы и импорт
Если компания закупает товар за рубежом, долг может быть выражен в иностранной валюте. Тогда итоговая сумма в BYN меняется, а курс Нацбанка, курс по договору и фактические расходы на покупку валюты могут различаться. Агент пересчитывает ожидаемые платежи по выбранному курсу и показывает разницу, а выбор курса для расчёта и учёт курсовых разниц остаются за бухгалтером. Особенности таможенного оформления и ВЭД уточняйте у специалиста.
Как агент помогает вести график
Агент финансиста читает данные о долгах из 1С или таблицы Excel, сводит их по датам и поставщикам, показывает ближайшие платежи и риск кассового разрыва. Платформа вроде Coagent позволяет задать правила обычными словами: например, предупреждать за несколько дней до срока и отдельно выделять платежи со штрафами. Подготовленный график финансист просматривает и утверждает.
Выпишите долги перед поставщиками по датам и расставьте их по приоритетам вместе с бухгалтером.