Как выглядела работа до агента
Представим менеджера, который готовит коммерческое предложение. Он открывает прайс, ищет в 1С остатки, смотрит прошлые письма клиента, собирает текст, проверяет цену и отправляет. Все шаги выполняются его руками, и ответственность за результат очевидна: он сам проверил и сам нажал отправить.
Минус такого процесса в том, что рутинные действия отнимают время, а внимание рассеивается на механику, а не на смысл. Ошибки случаются как раз на механических шагах: не тот прайс, старый срок, пропущенная скидка.
То же касается бухгалтерии. Для выписки электронного счёта-фактуры сотрудник сверяет УНП контрагента, суммы в BYN, договор и основание. Любая неточность превращается в исправления и лишнюю переписку, поэтому ответственность за итоговое действие традиционно лежит на конкретном человеке.
Что меняется после появления агента
Агент берёт на себя подготовку: находит данные, собирает текст, сверяет цены. Менеджеру остаётся прочитать, поправить и подтвердить. Нагрузка смещается от механики к проверке и принятию решения. При этом ответственность по-прежнему лежит на человеке, а не на программе.
| Действие | До агента | После агента | Кто подтверждает |
|---|---|---|---|
| Поиск данных | Менеджер ищет вручную | Агент находит и показывает | Подтверждение не нужно |
| Черновик письма | Менеджер пишет сам | Агент готовит текст | Менеджер читает и правит |
| Отправка клиенту | Менеджер нажимает отправить | Агент ждёт команды | Менеджер подтверждает |
| Платёж поставщику | Бухгалтер готовит и проводит | Агент готовит данные | Бухгалтер и руководитель |
| Изменение договора | Юрист или менеджер правит | Агент предлагает правку | Ответственный сотрудник |
| Создание задач | Руководитель ставит вручную | Агент предлагает список | Руководитель подтверждает |
Какие действия требуют подтверждения обязательно
Граница проходит по последствиям. Если действие нельзя тихо откатить или оно видно за пределами компании, нужен человек. Обязательное подтверждение стоит установить для таких случаев:
- отправка писем и сообщений клиентам, поставщикам, партнёрам
- платежи и любые действия, связанные с деньгами
- изменение условий договора и дополнительных соглашений
- удаление данных и массовые изменения в справочниках
- передача документов третьим лицам
- публикация информации от имени компании
Что агент может делать сам
Не нужно подтверждать каждый шаг: иначе агент превратится в источник бесконечных вопросов. Простые безопасные действия выполняются без запроса. К ним относятся:
- поиск писем, документов и записей в подключённых системах
- подготовка сводок и черновиков, которые никуда не отправляются
- напоминания сотруднику о сроках и задачах
- расшифровка звонков и выделение договорённостей
- сверка данных между системами с отчётом о расхождениях
Чем яснее границы, тем спокойнее работают сотрудники. Они знают, что рутину агент делает без вопросов, а там, где ставки выше, он остановится и спросит. Эти правила записываются в роль агента обычными словами и могут меняться по мере накопления опыта.
Как выглядит само подтверждение
Хорошее подтверждение показывает человеку, что именно будет сделано, на каких данных и с каким результатом. В платформе Coagent сотрудник видит готовый черновик и источники данных, а затем соглашается, правит или отклоняет. Если ответ неясен, действие не выполняется.
Составьте список из десяти действий сотрудников и отметьте, какие из них должны подтверждаться человеком.