Чек-лист первого периода работы
Новому человеку в компании нужно много узнать, и обычно ему приходится спрашивать у занятых коллег. Составьте список того, что должно быть сделано, и отметьте, что можно доверить агенту:
- подготовить рабочее место, почту и доступ к нужным системам
- выдать план первых недель с именем наставника
- познакомить с процессами и документами отдела
- назначить встречи с коллегами из смежных подразделений
- дать первые небольшие задачи с понятным результатом
- собрать обратную связь от сотрудника и от наставника
Доступы и документы: что готовится заранее
Хорошая адаптация начинается до первого дня. Агент руководителя или кадровика может по чек-листу напомнить, что нужно завести учётные записи, назначить права и разослать приглашения на вводные встречи, и подготовить сообщения исполнителям. Доступы выдаёт и проверяет ответственный сотрудник.
Права новичку выдаются по роли, а не по принципу всё, что есть у коллеги. Список систем, с которыми ему предстоит работать, полезно составить заранее и запросить доступы заблаговременно, чтобы утро первого дня не ушло на ожидание паролей. Это снижает риск случайных ошибок на старте. Отдельно запишите, кто и в какой срок отключает лишние права, если по итогам испытательного периода роль сотрудника меняется.
Ответы на повторяющиеся вопросы
В первые недели вопросы одни и те же: где лежит шаблон договора, как оформить заявку на отпуск, кто согласовывает расходы. Агент отвечает по внутренним документам, к которым ему открыт доступ, и отправляет к человеку, если материала не нашлось. Вопрос, на который агент не смог ответить, попадает в сводку наставнику: так видно, каких инструкций в компании не хватает.
Первые задачи и обратная связь
Для первых заданий подойдут простые участки с понятным результатом, например подготовка сводки или разбор типовых обращений. Агент помогает новичку увидеть образец, подсказывает формат и сверяет черновик с регламентом. Проверяет работу наставник. Если сотрудник работает с клиентами, первые письма и сообщения обязательно просматривает опытный коллега до отправки.
Разберём распределение по задачам, чтобы не путать, кто что делает в первый период.
| Этап | Что делает агент | Что делает человек |
|---|---|---|
| До выхода | Напоминает о списке доступов и приглашений | Выдаёт права и подтверждает рабочее место |
| Первая неделя | Отвечает на вопросы по документам | Знакомит с командой и целями |
| Первые задачи | Показывает образцы и проверяет формат | Ставит задачу и оценивает результат |
| Итог периода | Собирает заметки и вопросы в сводку | Проводит разговор о результатах |
Как не навредить: что учесть
Агент видит только те документы, к которым ему открыт доступ при настройке, поэтому следите, чтобы в общем доступе не лежали лишние персональные данные коллег и клиентов, трудовые договоры и сведения о зарплатах. Если такие файлы нужны только кадровой службе, ограничьте к ним доступ заранее. Порядок их обработки стоит выстроить по Закону № 99-З вместе с юристом.
Не используйте агента для оценки личных качеств новичка: выводы о людях делает руководитель. Хорошо, если в конце первого периода сотрудник сам заполняет короткую анкету о том, чего ему не хватило, и эти ответы помогают доработать чек-лист для следующего новичка. Агент в Coagent работает внутри почты, календаря, документов и других подключённых систем, поэтому он может готовить напоминания и черновики, но решения по итогам испытательного срока и о дальнейшей роли сотрудника принимает человек в порядке, который устанавливает законодательство Республики Беларусь.
Составьте чек-лист адаптации для одной должности и отметьте, что может подготовить агент.