Почему почта становится самым чувствительным местом
В почте лежат договоры, счета, переписка с клиентами и поставщиками, пароли, присланные когда-то по неосторожности. Когда агент подключается к ящику, он получает доступ ко всему, что видит сотрудник. Поэтому настройка прав здесь важнее, чем где-либо ещё, и её нельзя откладывать на потом.
Ошибка первая: один общий аккаунт для всех
Чтобы не возиться, агента подключают к общему ящику вроде office или info и дают доступ всем. В итоге невозможно понять, кто и что сделал, а лишние сведения видят те, кому они не нужны. Агент должен работать от имени конкретного сотрудника и с его правами, а общие ящики нужно подключать отдельно, с понятным списком людей.
Ошибка вторая: права шире, чем нужно
Агенту дают полный доступ на чтение и отправку писем из любых папок на всякий случай. Чаще всего нужны всего несколько действий. Составьте для каждой роли короткий перечень:
- какие папки и ящики агент может читать
- какие письма он вправе готовить как черновики
- что он не отправляет без подтверждения сотрудника
- к каким системам помимо почты он подключён
- какие вложения и разделы ему закрыты
Ошибка третья: забыты слабые места учётных записей
Агент не защитит ящик, если пароль простой, а вход возможен без второго подтверждения. Прежде чем подключать, проверьте, что у сотрудников включена двухэтапная проверка входа, пароли не повторяются в разных сервисах, а доступ с чужих устройств ограничен. Эти меры настраивает администратор, а не агент.
Ошибка четвёртая: доступы не пересматриваются
Сотрудник перешёл в другой отдел или ушёл из компании, а его агент и права остались прежними. Договоритесь о порядке: при любом кадровом изменении администратор пересматривает доступы и отключает те, что больше не нужны. Раз в квартал сверяйте список подключений с фактическим составом людей.
Ошибка пятая: непонятно, где обрабатываются данные
Coagent ставится на сервер компании, поэтому доступы к 1С, CRM и почте остаются у компании. Но если для агента выбрана внешняя нейросеть, часть данных обрабатывается за пределами сервера. Решите заранее, какие письма можно отдавать внешней модели, а какие нужно обрабатывать своей моделью на сервере. Вопросы о персональных данных обсуждайте с юристом, учитывая Закон № 99-З.
Пример организации порядка в компании из Гродно
Допустим, торговая компания в Гродно подключает агентов менеджерам по продажам. Администратор создаёт для каждого роль с доступом только к его почте и CRM, включает двухэтапный вход и записывает правила подтверждения. Через месяц руководитель просматривает, кому какие права выданы, и убирает лишнее. Пример условный и показывает порядок действий.
Нужно ли отдельное право на чтение личных писем?
Личные письма не должны попадать в рабочие сценарии агента. Определите, какие папки подключены, и запишите это в правилах. Сотрудник должен понимать, что именно видит агент.
Что делать при подозрении на утечку?
Отключите доступ агента, смените пароли, сообщите администратору и руководителю. Затем разберите журнал действий и решите вместе с юристом, нужны ли уведомления.
Как проверить, что подтверждение работает?
Попросите агента подготовить письмо и убедитесь, что без нажатия сотрудником оно не отправляется. Такую проверку полезно повторять после изменения прав.
Составьте таблицу: сотрудник, что агенту можно читать, что нельзя отправлять без подтверждения.