Где в таких закупках теряются документы и сроки
Допустим, производственная компания в Борисове закупает комплектующие у нескольких поставщиков из стран ЕАЭС и ЕС. Договоры лежат у юриста, счета приходят на почту закупщика, сертификаты и накладные пересылаются в мессенджерах, а даты отгрузки записаны в личной таблице. Пока поставок мало, это работает. Когда их становится больше, никто не может быстро ответить, чего именно ждём и от кого.
Проблема редко в недобросовестности поставщика. Чаще не хватает единого места, где видно, какой документ получен, какой запрошен и какая дата ближайшая.
В белорусской практике к этому добавляется разнообразие форматов. Один поставщик присылает счёт и накладную в письме, другой выкладывает их на своём портале, у третьего документы приходят вместе с грузом. Закупщик вынужден держать в голове десяток правил, и при отпуске или болезни сотрудника порядок рассыпается.
Критерии: как понять, что в закупках есть порядок
Проверьте свой процесс по вопросам ниже. Если на большинство ответ отрицательный, начинать нужно с наведения порядка, а не с автоматизации:
- Для каждой поставки заведена карточка, где видны поставщик, договор и текущий статус?
- Есть перечень обязательных документов для каждого типа товара?
- Понятно, кто в компании отвечает за получение каждого документа?
- Даты оплаты, отгрузки и прибытия груза записаны в одном календаре?
- Расхождения по количеству и качеству фиксируются сразу при приёмке?
- Регистрационные данные поставщика проверяются до оплаты?
Какие сроки нужно держать в календаре
Сроки полезно разделить по этапам закупки и закрепить за конкретными людьми. Ниже пример такой разбивки.
| Этап | Что контролировать | Кто отвечает |
|---|---|---|
| Согласование договора | Условия оплаты, поставки и ответственности, заключение юриста | Закупщик и юрист |
| Оплата поставщику | Дата платежа, курс и подтверждение от бухгалтера | Бухгалтерия |
| Отгрузка | Подтверждение даты от поставщика, комплект сопроводительных документов | Закупщик |
| Граница: поставки из ЕАЭС | Статус груза и товара, комплект документов по правилам союза | Логист и таможенный брокер |
| Граница: поставки из ЕС | Статус груза, документы для таможенного оформления при ввозе | Логист и таможенный брокер |
| Приёмка на складе | Сверка количества и качества, акт о расхождениях | Кладовщик и закупщик |
Вопросы поставщику до подписания договора
Многие проблемы со сроками закладываются на этапе договора. Задайте поставщику эти вопросы заранее и запишите ответы в карточку:
- какие документы сопровождают каждую партию и в каком виде они передаются
- кто отвечает за доставку и в какой момент риск переходит к покупателю
- как оформляется замена товара, если партия пришла с недостатками
- как поставщик сообщает об изменении даты отгрузки
- кто контактное лицо на случай срочного вопроса
Что можно поручить агенту, а что остаётся за закупщиком
Coagent работает внутри подключённых систем: почты, 1С через стандартный интерфейс OData, таблиц Excel и Google, календаря. Агент закупщика может сверять входящие письма с карточками поставок, подсвечивать документы, которых ещё нет, и готовить черновик напоминания поставщику. Письмо уходит наружу только после подтверждения сотрудника.
Решения остаются за человеком: принять ли задержку, согласовать ли изменение цены, направить ли претензию. Агент подготавливает сводку и черновик, но коммерческих решений не принимает.
Хорошо работает такая договорённость: каждое утро закупщик получает от своего агента короткий список. В нём видно, какие поставки ожидаются на этой неделе, по каким не хватает документов и какие письма поставщикам подготовлены для проверки. Всё остальное закупщик решает сам, опираясь на эту картину.
Составьте для одной поставки перечень документов и дат, и по нему можно настроить напоминания для закупщика.