Вопросы к себе до подписания договора на услуги
У товара есть накладная и склад, у услуги чаще всего есть только результат. Поэтому большую часть проверок нужно сделать до начала работ. Задайте себе такие вопросы:
- понятен ли предмет договора и можно ли проверить, что он выполнен
- указаны ли этапы и сроки каждого этапа
- кто со стороны компании принимает работу и подписывает акт
- проверен ли подрядчик по УНП и открытым сведениям
- как оформляется изменение объёма работ
- что происходит, если срок нарушен
Эти шесть вопросов занимают несколько минут, но помогают отсечь договоры, по которым потом трудно что-либо подтвердить. Если ответ на любой из них неясен, договор стоит доработать до подписания, а не после первых споров.
Что проверять в акте выполненных работ
Акт подписывается по результату, но смотреть в него нужно как в документ, а не как в формальность. Таблица показывает, на что обращать внимание.
| Что проверить | Откуда взять данные | Тревожный признак |
|---|---|---|
| Название и описание услуги | Договор и приложение к нему | Формулировки в акте шире, чем в договоре |
| Объём и период | Журнал работ, переписка, задачи | Нет подтверждения, что работа шла в указанный период |
| Сумма | Договор, смета, расчёт | Цена выше согласованной без допсоглашения |
| Подписант | Доверенность или полномочия | Подписывает человек, который не принимал работу |
| Результат | Отчёт, файлы, подтверждение заказчика | Нет материалов, которые можно показать |
Отдельно сверьте даты: акт не должен предшествовать завершению работ и не должен выходить за срок договора. Итоговую сумму в BYN сравните с расчётом, а вопросы налогового учёта и ставок оставьте бухгалтеру.
Как выглядит сверка на примере Могилёва
Допустим, торговая компания из Могилёва ежемесячно закупает у подрядчика сопровождение 1С. В конце периода приходит акт на общую сумму, а внутри компании никто не помнит, какие заявки закрывались. Бухгалтер задаёт вопрос руководителю, тот пересылает его айтишнику, и акт неделями лежит без подписи.
Если все обращения к подрядчику фиксировались в одном месте, сверка занимает несколько минут: заявки за период, статусы, затраченное время и итоговая сумма уже собраны. Поэтому дисциплина заявок важнее любых инструментов.
Где помогает агент
Агент может собрать список заявок и переписку за период, сопоставить их с пунктами акта и подготовить сводку расхождений. Подпись, возражения подрядчику и оплату агент сам не выполняет: это решает сотрудник. Для вопросов налогового учёта обратитесь к бухгалтеру.
Что делать, если к акту есть вопросы
Зафиксируйте замечания письменно
Отправьте подрядчику список расхождений со ссылками на пункты договора. Устные договорённости потом трудно подтвердить.
Попросите подтверждающие материалы
Запросите отчёт, файлы, переписку по задачам. Подрядчик, который действительно выполнил работу, обычно легко их присылает.
Согласуйте исправленный акт
Подпишите акт после устранения замечаний. Если расхождения остаются, привлеките юриста до того, как деньги будут перечислены.
Вопросы о закупке услуг
Нужно ли подписывать акт, если работа сделана не до конца?
Нет, разумнее отразить замечания письменно и подписать акт после устранения недостатков либо частично, если договор это допускает. Конкретный порядок зависит от условий договора, его стоит согласовать с юристом.
Кто в компании должен принимать услуги?
Человек, который заказывал услугу и видит результат: руководитель отдела или ответственный по проекту. Бухгалтер проверяет документ, но не может оценить качество работ без заказчика.
Как часто сверять расчёты с подрядчиком?
Для регулярных услуг удобно сверять по итогам каждого периода, а для разовых проектов после каждого этапа. Главное, чтобы дата сверки была записана в договоре или регламенте.
Выберите одного подрядчика и проверьте его последний акт по пяти строкам таблицы выше.