Что считать утечкой и как о ней узнают
Утечка бывает разной: письмо с таблицей клиентов ушло не тому адресату, ноутбук с рабочей почтой потерян, учётная запись сотрудника взломана, сервис подрядчика передал данные посторонним. Часто о случившемся сообщает сам сотрудник или клиент, получивший странное письмо.
Важно, чтобы у людей не было страха сообщить. Если сотрудника наказывают за признание, следующий случай он спрячет, и компания узнает о нём слишком поздно.
Что делать в первые часы
Остановить причину
Отключите скомпрометированную учётную запись, смените пароли и ключи, закройте доступ подрядчику, если проблема у него. Уничтожать следы не нужно: журналы понадобятся для разбора.
Зафиксировать факты
Ответственный записывает, кто, когда и как заметил проблему, какие данные могли попасть наружу и у скольких людей, к каким системам был доступ. Пометки делают сразу, пока подробности свежи.
Собрать группу реагирования
В неё входят руководитель, ответственный за обработку данных, ИТ-специалист и юрист. Один человек ведёт хронологию и общается с остальными, чтобы информация не расходилась по каналам.
Оценить последствия
Определите, какие категории данных затронуты: контакты, платёжные сведения, документы. Чем чувствительнее данные, тем срочнее уведомление пострадавших и дополнительные меры.
Решить, кого и как уведомлять
Вопрос о сообщении клиентам, партнёрам и государственным органам решает руководство вместе с юристом по законодательству Республики Беларусь. При необходимости обратитесь за разъяснениями в Национальный центр защиты персональных данных.
Кто за что отвечает во время инцидента
Роли распределите заранее. Ориентируйтесь на такой перечень и подставьте реальные имена:
- руководитель принимает решения о раскрытии информации и ресурсах
- ответственный за данные ведёт хронологию и оценивает затронутые сведения
- ИТ-специалист ограничивает доступ и сохраняет журналы
- юрист подбирает формулировки сообщений и оценивает обязанности компании
- менеджер по клиентам готовит общение с пострадавшими
Что сделать после, чтобы повтор был менее вероятен
Когда острая фаза закончена, проведите разбор без поиска виноватых. Выясните, какое правило не сработало: слишком широкие права, отсутствие двухфакторной проверки, свободная пересылка файлов, нечёткая инструкция для сотрудников. Результат оформите списком мер с назначенными исполнителями.
Проверьте также подрядчиков: у кого из них есть доступ к вашим данным, как они их хранят, что записано в договоре. Платформа Coagent ставится на сервер компании, а доступы к системам остаются у компании, что упрощает контроль, но не заменяет проверку собственных процессов и внешних моделей.
Что подготовить заранее, пока ничего не случилось?
Список контактов группы реагирования, схему расположения данных, инструкцию для сотрудников и шаблоны уведомлений, согласованные с юристом. Раз в год проведите учения: смоделируйте случай и посмотрите, кто что делает.
Нужно ли сообщать об утечке клиентам?
Это зависит от характера данных и обстоятельств. Решение принимает руководство вместе с юристом, ориентируясь на законодательство Республики Беларусь. В любом случае честная и спокойная информация полезнее молчания, которое клиент обнаружит сам.
Можно ли объявлять виновным сотрудника сразу?
Сначала нужен разбор фактов. Часто причина не в одном человеке, а в слабых правилах и доступах. Выводы делают после анализа хронологии, а меры в отношении сотрудников определяет руководство вместе с кадровой службой.
Назначьте ответственных и запишите их контакты на одном листе, пока инцидента нет.