Какие данные нужны для плана закупок
План закупок рассыпается, когда один из входов недостоверен. Остатки в учёте расходятся с фактом, продажи выгружены за неподходящий период, а срок поставки взят с сайта поставщика, а не из реального опыта. Поэтому работа начинается не с прогноза, а с проверки исходных данных.
Кто что делает: разбор по полям
| Что | Кто | Когда | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Актуальные остатки | Кладовщик, проверяет закупщик | Перед каждым циклом планирования | Выгрузка из 1С и результат последней инвентаризации |
| Продажи по периодам | Менеджер по продажам | Раз в месяц | Отчёт по реализации за сопоставимые периоды |
| Сезонные колебания | Закупщик | Перед сезоном | Сравнение прошлых лет на основе истории самой компании |
| Сроки поставки | Закупщик вместе с поставщиком | При каждом заказе | Подтверждение поставщика в письме |
| Заказ поставщику | Руководитель отдела закупок | После проверки черновика | Подтверждённый документ в 1С |
Таблицу полезно повесить в общий доступ: когда у каждой строки есть имя и срок, вопрос о том, чьи данные подвели, снимается сам.
Как читать сезонность, не выдумывая коэффициенты
Сезонность в вашей компании заметнее в собственной истории, чем в общих представлениях о рынке. Агент сопоставляет продажи одних и тех же месяцев за несколько лет, замечает, где всплеск повторяется, и подсказывает, к какому моменту нужно пополнить запас. Он не придумывает поправочные множители, а показывает, как выглядят данные.
При этом закупщику стоит помнить о том, что может исказить картину:
- разовые крупные заказы, которые не повторятся в следующем сезоне
- периоды, когда товара не было на складе и продажи не отражают реальный спрос
- акции и скидки, из-за которых продажи выросли искусственно
- изменение ассортимента: товар заменён, а история относится к старой позиции
За чем закупщик следит при плане по остаткам
Агент готовит черновик заказа, где рядом с каждой позицией видны остаток, средние продажи и ожидаемый срок поставки. Закупщик решает, сколько брать с запасом, какую позицию отложить из-за нехватки оборотных средств и где стоит изменить поставщика. Для этих решений нужны знание рынка и отношения с партнёрами, которых у агента нет.
Что делать, если истории продаж мало
Новая компания или новая товарная группа не имеет прошлых сезонов, и сравнивать нечего. В такой ситуации не стоит заменять опыт красивой формулой. Разумнее заказывать небольшими партиями, чаще проверять остаток и записывать, как быстро расходится товар. Через один-два сезона у вас появится собственная картина, на которую опирается агент.
Пока истории нет, полезно держать под рукой такие ориентиры:
- мнение менеджеров, которые общаются с покупателями и знают, о чём спрашивают чаще всего
- сроки и минимальные партии, которые называет поставщик в письме
- объём оборотных средств в BYN, который компания готова вложить в запас
- возможность вернуть или обменять нераспроданный товар по условиям договора
Первый цикл планирования по новой схеме
Чтобы не растянуть внедрение на долгие месяцы, пройдите один цикл на небольшом участке ассортимента. Последовательность может быть такой:
- Сверьте остатки в 1С с фактическими по группе товаров, где расхождений обычно больше всего.
- Выгрузите продажи за сопоставимые периоды прошлых лет и текущий год.
- Попросите агента подготовить черновик заказа с пояснением по каждой позиции.
- Просмотрите позиции, где предложение сильно отличается от привычного, и выясните причину.
- Утвердите заказ и сохраните комментарий, чем вы руководствовались, чтобы в следующем цикле сравнить с фактом.
Выберите одну товарную группу и пройдите по таблице ответственности: так видно, где данных не хватает.