Почему предложения поставщиков трудно сравнивать вручную
Один поставщик присылает таблицу в Excel, другой — письмо с ценами прямо в тексте, третий — сканированный бланк. Цены даны с НДС и без, за штуку и за упаковку, с доставкой и без. Закупщик тратит время не на выбор, а на приведение всего к одному виду, и ошибка в пересчёте легко остаётся незамеченной.
Какие поля агент достаёт из каждого предложения
Для сравнения нужен единый набор полей. Ниже разбор по схеме: что проверяем, кто отвечает, когда и чем это подтверждается.
| Поле | Кто проверяет | Когда | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Цена за единицу и НДС | Закупщик | При получении предложения | Строка в предложении, прайс-лист |
| Условия оплаты | Закупщик и финансист | До выбора поставщика | Проект договора или письмо |
| Срок поставки | Закупщик | До выбора поставщика | Подтверждение от поставщика |
| Доставка и упаковка | Логист | При расчёте итоговой стоимости | Условия в предложении |
| УНП и реквизиты | Юрист или закупщик | До заключения договора | Сведения из открытых реестров |
| Срок действия предложения | Закупщик | При сборе пакета | Дата в тексте предложения |
Как привести цены к сопоставимому виду
Агент может пересчитать цену в одну единицу измерения и показать итог с доставкой. Сам пересчёт стоит проверять выборочно, по нескольким строкам. К общему виду приводят следующие параметры:
- единицу измерения: штука, упаковка, килограмм
- налог: цена с НДС или без него
- валюту и курс на день предложения, например по курсу Нацбанка
- стоимость доставки до склада покупателя
- отсрочку платежа как отдельную строку
- минимальную партию, если она влияет на цену
Что остаётся за закупщиком
Сводную таблицу агент готовит как черновик. Решение о выборе поставщика, торг, согласование с руководителем и подписание договора остаются за людьми. В Coagent агент может работать с почтой и таблицами и собрать пакет предложений из писем, но ответы поставщикам уходят только после подтверждения сотрудника.
Как учесть налог, валюту и условия оплаты
Белорусские поставщики обычно называют цену в белорусских рублях, а импортёры из ЕАЭС и ЕС могут указывать другую валюту. Агент должен записать в таблицу и исходную валюту, и пересчёт, а рядом указать, на какую дату взят курс. Тогда любой коллега сможет повторить расчёт и увидеть, откуда взялась цифра.
С условиями оплаты тоже нужна аккуратность. Предоплата, отсрочка и оплата по факту приёмки по-разному влияют на деньги компании, поэтому финансист должен видеть эти условия отдельным столбцом, а не внутри длинного описания.
Порядок работы с пакетом предложений
Собрать письма в одну папку
Закупщик указывает агенту запрос и период, а агент находит в почте все ответы поставщиков и вложения.
Заполнить единые поля
Агент переносит данные в таблицу и отмечает ячейки, где сведений в письме нет или они противоречат друг другу.
Подготовить вопросы поставщикам
Для пустых полей агент составляет черновики уточняющих писем. Закупщик читает их и отправляет сам.
Сохранить решение
После выбора закупщик фиксирует причину решения в таблице, чтобы при следующей закупке не восстанавливать её по памяти.
Вопросы закупщиков перед первым запуском
Можно ли поручить агенту выбор победителя?
Нет, выбор остаётся за закупщиком и руководителем. Агент готовит таблицу и подсвечивает расхождения, но не принимает решение и не подписывает договор от имени компании.
Что делать, если предложения пришли сканами?
Агент может прочитать текст со скана, но качество зависит от изображения. Числа из таких файлов стоит сверять с оригиналом, особенно цены и сроки.
Нужна ли для этого единая система закупок?
Не обязательно. Для начала достаточно почты и таблицы Excel. Если закупки ведутся в 1С, агент может сверять предложения с номенклатурой через стандартный интерфейс OData.
Возьмите одну недавнюю закупку и составьте для неё таблицу полей, прежде чем подключать агента.