Подготовка: что нужно решить до первого скана
Инвентаризация бумаги
Допустим, торговая компания из города Гомель десятилетиями хранит договоры, накладные и акты в шкафах. Перед оцифровкой нужно понять, что именно лежит в архиве. Разделите документы на группы: действующие договоры, закрытые договоры, первичные учётные документы, кадровые бумаги. Для каждой группы отметьте, нужен ли доступ к ней ежедневно или она хранится на всякий случай.
Вопросы к юристу и бухгалтеру
Не все документы можно хранить только в электронном виде. Какие бумажные оригиналы нужно оставить и на какой срок, определяет законодательство Республики Беларусь, поэтому уточните это у юриста или бухгалтера до того, как что-то уничтожать. Документы, которые уже оформляются в электронном виде, например, ЭСЧФ на портале налоговых органов и электронные ТТН, отдельной оцифровки не требуют, их достаточно связать с остальным архивом.
Запуск: правила для новых документов
Начинайте не со старого архива, а с новых поступлений. Так бумажная гора перестаёт расти. Для запуска нужны три решения.
Единая структура папок
Определите, как будет устроен архив: по контрагентам, по типам документов, по годам. Структура должна быть понятна новому сотруднику без инструкции.
Правила именования файлов
Название файла содержит тип документа, контрагента, номер и дату. По названию без открытия файла можно понять, что это.
Ответственные и права
Назначьте человека, который отвечает за порядок в архиве, и определите, кто может просматривать, кто загружать, а кто удалять документы.
Закрепление: как порядок удерживается
Первые недели работы всё выглядит хорошо, а затем появляются исключения: документ пришёл в личную почту, сканировали с ошибкой, файл положили не туда. Чтобы архив не превратился в свалку, нужны регулярные проверки. Что стоит проверять:
- все ли поступившие за период документы загружены в архив
- нет ли файлов с названиями вроде скан или новый документ
- совпадают ли номера документов в архиве и в 1С
- у кого есть доступ к закрытым папкам и нужен ли он до сих пор
- создана ли резервная копия архива и проверяли ли её восстановление
Оцифровка старого архива: когда и как
Сроки здесь не главное: важнее последовательность. Сначала новое, затем востребованное старое, и только потом всё остальное.
К старому архиву возвращаются, когда новые документы уже идут по правилам. Приоритет получают документы, к которым обращаются чаще всего: действующие договоры, спорные дела, материалы по проверкам. Остальное сканируют по мере необходимости, когда документ понадобился в работе.
Какие ошибки чаще всего портят переход
Первая ошибка: начинать с гигантского проекта по сканированию всего подряд. Через некоторое время сил нет, а в архиве лежит гора файлов, которые никто не найдёт. Вторая: оцифровать, но не навести порядок в названиях и структуре, поэтому поиск по архиву оказывается таким же мучительным, как поиск в шкафу. Третья: забыть про резервные копии и права доступа. Электронный архив без копии рискованнее бумажного, потому что один сбой диска может уничтожить всё сразу.
Что может взять на себя агент
Coagent помогает на этапе закрепления: агент следит за почтой, раскладывает поступившие вложения по структуре папок, предлагает имена файлов по принятому правилу и сообщает, если документ не нашёл пары в 1С. Все операции с оригиналами и удаление остаются за сотрудником.
Начните с инвентаризации: запишите, какие группы документов лежат на бумаге и кто обращается к каждой из них.