Лизинг и кредиты: график платежей и напоминания

Почему график платежей стоит вести отдельно

Допустим, у компании несколько обязательств: лизинг транспорта, кредит на оборудование, овердрафт на пополнение оборотных средств. Договоры лежат у разных людей, даты платежей не совпадают, суммы зависят от условий. Если график хранится только в голове главного бухгалтера, любой отпуск или болезнь становится риском просрочки. Единая таблица с датами и ответственными решает эту проблему.

Чек-лист данных для графика

Для каждого обязательства заведите запись и проверьте, что в ней есть всё необходимое:

1. название договора, дата заключения и вторая сторона
2. график платежей: даты и суммы в BYN или валюте договора
3. порядок пересчёта платежа, если сумма зависит от курса Нацбанка
4. день, к которому деньги должны быть на счёте, с учётом срока проведения платежа
5. ответственный за платёж и замещающий сотрудник
6. источник средств: какой счёт и какие поступления покрывают платёж
7. условия досрочного погашения и последствия просрочки
8. документы, которые подтверждают платёж, и место их хранения

Разбор пунктов, которые обычно упускают

Платёж в валюте и курс

Если обязательство выражено в валюте или привязано к ней, сумма в BYN меняется вместе с курсом. Фиксировать в графике нужно не только сумму по договору, но и порядок её пересчёта. Тогда бухгалтер заранее оценивает, сколько нужно будет перевести, и не узнаёт об этом в день платежа.

Дата платежа и дата получения денег получателем

Просрочкой считается не день отправки, а день, когда деньги должны поступить. Поэтому в напоминаниях указывают рабочую дату перевода с запасом на выходные и праздники. Точный порядок проверьте в договоре и уточните у бухгалтера.

Ковенанты и обязательства по отчётности

Некоторые договоры содержат условия, кроме самих платежей: предоставлять отчётность, страховать имущество, сообщать об изменениях. Их тоже стоит внести в график как события с датами, иначе компания нарушит условия, не заметив этого.

Как организовать напоминания

Напоминание должно приходить заранее и тому, кто может действовать. Хорошая схема такая: первое сообщение за несколько рабочих дней до платежа, второе в день, когда нужно подготовить платёжный документ, третье руководителю, если платёж не подтверждён. Агент Coagent может собирать график из таблиц и 1С, писать сотрудникам в Telegram или на почту и показывать руководителю сводку ближайших платежей.

Что делать, если платёж приходится переносить

Бывает, что денег на счёте к дате платежа не хватает или поступление задерживается. В таком случае нужно заранее связаться с лизингодателем или банком, а не ждать просрочки. Подготовьте короткое письмо с причиной и предлагаемым новым сроком. Агент может составить черновик и подтянуть историю платежей, но отправляет письмо и договаривается о переносе человек, имеющий на это полномочия.

Оформляйте любые договорённости документом: письмом, дополнительным соглашением или записью в системе банка. Устное согласие по телефону трудно подтвердить, а условия договора меняются только в порядке, который он предусматривает. Детали проверьте у юриста.

Как проверять актуальность графика раз в квартал

Раз в квартал сверяйте график с банковскими выписками и документами лизингодателя: все ли платежи учтены, нет ли изменений условий, не появились ли новые обязательства. Если расхождение найдено, исправляйте график сразу, пока оно небольшое.