Что нужно собрать до того, как открывать черновик
Основное время в подготовке предложения уходит не на написание текста, а на поиск данных: кто клиент, что он спрашивал, какие цены действуют, что обещали по срокам. Если эти сведения лежат в разных местах, никакая нейросеть не уложит работу в час.
Перед началом у менеджера должно быть под рукой следующее:
- запись о клиенте в Битрикс24 или amoCRM с историей общения;
- актуальный прайс или карточки товаров и услуг в 1С;
- письмо или расшифровка звонка, где клиент описал задачу;
- условия оплаты и доставки, принятые в компании;
- образец предложения, который уже одобрен руководителем.
Разбор предложения по полям: кто, когда и чем подтверждается
Предложение удобно представить как набор полей. По каждому поля видно, кто его заполняет и на чём основан ответ. Такой разбор защищает от ситуации, когда в документе оказывается цена, которую никто не подтверждал.
| Поле | Кто заполняет | Когда | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Данные клиента и УНП | Агент по карточке в CRM | В начале работы | Записью в CRM и сверкой с договором |
| Перечень позиций | Менеджер с подсказкой агента | После разговора с клиентом | Письмом или записью звонка |
| Цены в BYN | Агент по прайсу из 1С | После выбора позиций | Действующим прайсом и согласием руководителя на скидку |
| Сроки поставки или выполнения | Менеджер | После проверки склада или графика | Ответом склада или исполнителя |
| Условия оплаты | Менеджер | Перед отправкой | Политикой компании или решением руководителя |
Как уложиться в рабочий час
Начало часа: сбор исходных данных
Агент поднимает карточку клиента, последние письма и прайс. Менеджер за короткое время проверяет, что запрос понят верно и ничего не пропущено.
Выбор позиций и расчёт
Менеджер называет позиции, агент подставляет цены из 1С, считает итог и готовит таблицу. Любая скидка выше обычной отправляется на согласование руководителю.
Черновик текста
Агент составляет вводную часть, описание условий и порядок оплаты на основе образца компании. Менеджер вычитывает текст и убирает всё, что не соответствует разговору с клиентом.
Проверка сроков
Менеджер уточняет наличие и сроки у склада или исполнителя. Ответ вносится в документ только после реального подтверждения, а не из памяти.
Отправка клиенту
Письмо с предложением готовит агент, но уходит оно только после подтверждения менеджера. Копия сохраняется в карточке клиента.
Пример: менеджер из Молодечно
Представим менеджера небольшой оптовой фирмы в Молодечно. Утром клиент написал в мессенджер, что ему нужна партия товаров для магазина, и попросил предложение до обеда. Раньше менеджер искал цены в нескольких файлах и звонил на склад.
Теперь он просит агента подготовить черновик. Агент находит клиента в CRM, подставляет цены из 1С и оставляет пустыми поля со сроками: их заполнит сам менеджер после звонка на склад. Это условный пример, но он показывает принцип: агент собирает, человек подтверждает.
Почему час не получается и как это исправить
Обычно срок срывается не из-за текста, а из-за ожидания ответов. Менеджер ждёт цену от поставщика, согласования скидки от руководителя или подтверждения срока от склада. Заранее продумайте, как получать эти ответы быстро.
- заведите заготовки предложений для типовых запросов клиентов;
- договоритесь с руководителем, до какого уровня скидку менеджер даёт сам;
- держите актуальный прайс в одном файле или в 1С, а не в личных заметках;
- заранее узнавайте у склада остатки по ходовым позициям;
- сохраняйте каждое отправленное предложение в карточке клиента.
Что агент делает сам, а что остаётся за человеком
Coagent работает внутри подключённых систем: почты, 1С через OData, Битрикс24, amoCRM, таблиц и календаря. Простые подготовительные действия он выполняет сам, а отправка письма клиенту, изменение договора и любые обещания по цене ждут подтверждения сотрудника.
Возьмите последнее своё предложение и разметьте его по полям: у каждого должен быть источник.