Что агент видит в данных компании
Агент читает то, что вы ему открыли: письма, карточки в 1С, строки в таблицах, договоры в папках. Он не знает, что два контрагента с похожими названиями на самом деле одна организация, если вы сами этого не отразили. Поэтому качество черновиков зависит от качества исходных записей.
Строгий порядок во всей компании сразу не требуется. Нужен порядок в той части, с которой агент будет работать в первый период, а остальное можно приводить в чувство постепенно.
Хороший пример — карточка контрагента в 1С. Если в ней нет УНП, юридического адреса или контактного лица, агент не сможет подготовить письмо или договор с нужными реквизитами и остановится на вопросе к сотруднику. Это не поломка, а подсказка, где данных не хватает.
Как выглядят данные до подготовки и после
| Область | Как бывает до подготовки | Что получается после |
|---|---|---|
| Справочник контрагентов | Одна организация заведена дважды, УНП заполнен не везде | Дубли объединены, УНП указан в каждой карточке |
| Договоры | Файлы лежат в личных папках с названиями вроде новый_финал | Единая папка, в названии есть контрагент и тип документа |
| Прайс-листы | Несколько версий в почте у разных менеджеров | Одна актуальная таблица и ответственный за обновление |
| Переписка | Договорённости остались в личных чатах | Важные решения записываются в карточку сделки |
| Права доступа | Общий пароль от таблицы для всего отдела | Доступ выдан по ролям, у каждого своя учётная запись |
Порядок работ по подготовке
Подготовку удобно вести по списку, закрывая один пункт за другим:
- выберите процесс и перечислите системы, из которых агенту понадобятся данные
- найдите дубли и пустые поля в справочниках, которые участвуют в процессе
- договоритесь об одном формате названий файлов и папок
- определите, какие письма и документы агент читать не должен
- назначьте ответственного за актуальность каждого источника
- проверьте на нескольких реальных примерах, что нужная запись находится
Какие данные не стоит открывать агенту
Не всё, что есть в компании, нужно агенту. Личные дела сотрудников, медицинские справки, паспортные данные клиентов открывайте только там, где без них не обойтись, и с понятным основанием. Для персональных данных полезно свериться с Законом № 99-З: он помогает выстроить обработку и определить, кто и зачем получает доступ.
Отдельная тема — коммерческая тайна: ценовые условия с ключевыми клиентами, закупочные цены. Решите заранее, будет ли агент их видеть, и закрепите это в правилах.
Какие источники можно подключить
Coagent подключается к почте, 1С через стандартный интерфейс OData, Битрикс24, amoCRM, таблицам Excel и Google, документам и календарю. Подключение настраивается вместе с клиентом, а доступы и правила агента задаются обычными словами. Важные действия вроде отправки письма агент выполняет только после подтверждения сотрудника.
Что обычно спрашивают перед подготовкой
Нужно ли переносить данные в новую систему перед запуском?
Обычно нет. Агент работает внутри уже подключённых систем: почты, 1С, CRM и таблиц. Перенос нужен, только если часть сведений живёт в личных файлах и мессенджерах, которые невозможно подключить.
Кто должен заниматься подготовкой данных?
Основная работа ложится на владельцев процессов: менеджеров, бухгалтеров, логистов. Они знают, где в справочниках путаница. Ответственный за запуск координирует работу и отмечает, что уже исправлено, а что осталось.
Что делать, если в 1С много устаревших записей?
Не чистите всё сразу. Сначала приведите в порядок записи, которые нужны для выбранного процесса. Остальное пометьте как архивное и вернитесь к нему позже, когда понадобится.
Составьте список систем и справочников для первого процесса, и станет понятно, что готовить в первую очередь.