С какими проблемами сталкиваются аптеки в учёте остатков
Аптечный ассортимент широк, а спрос на отдельные позиции меняется от сезона к сезону. В сети из нескольких точек в Минске, Бресте или Гродно ситуация усложняется: в одной аптеке препарат лежит без движения, в другой его нет уже несколько дней. Типичные задачи управляющего такие:
- позиции, которых нет на полке, хотя спрос на них стабилен
- залежавшийся товар, у которого приближается окончание срока годности
- разные остатки одной позиции в разных точках сети
- заявки поставщикам, составляемые вручную из нескольких выгрузок
- расхождения между учётной системой и фактическим наличием
Добавляется и человеческий фактор: заведующие ведут свои заметки, часть заказов делается по звонку, а общая картина по сети собирается раз в неделю на совещании. К тому моменту ситуация на полках уже изменилась.
Как выстроить работу по шагам
Собрать остатки по всем точкам
Данные из учётной системы выгружаются в одну сводку: позиция, количество, партия, срок годности, точка. Если сеть небольшая, достаточно таблицы Excel или Google.
Отметить позиции с коротким сроком
В отдельный список попадают партии, срок годности которых скоро истекает. Для них заранее решают, перемещать ли товар в точку с большим спросом или оформлять скидку.
Задать минимальные остатки
Для основных позиций определяют уровень, ниже которого нужно пополнять запас. Значения подбирает заведующий исходя из спроса, их периодически пересматривают.
Подготовить заявки поставщикам
Агент собирает позиции, у которых остаток ниже порога, и готовит черновик заявки. Закупщик проверяет состав, количества и условия и только затем отправляет.
Согласовать перемещения между аптеками
Если в одной точке избыток, а в другой дефицит, перемещение оформляет ответственный сотрудник по согласованию с заведующим.
Что смотреть по каждой позиции
| Показатель | Что показывает | Какое решение подсказывает |
|---|---|---|
| Остаток по точкам | Где товар есть, а где нет | Перемещение или заказ |
| Срок годности партии | Что нужно продать в первую очередь | Акцент на выкладке, перемещение |
| Скорость продаж | Как быстро расходуется позиция | Размер заказа |
| Аналоги | Какие аналоги есть в ассортименте | Предложение покупателю при отсутствии товара |
Показатели из таблицы пригодятся и в разговоре с поставщиком: когда видно, какие позиции расходуются быстро, а какие лежат, проще обсуждать объёмы и условия. Сводка по сети собирается без звонков заведующим, а вопросы к ним остаются только по спорным позициям.
Как это делает агент на платформе
Агент Coagent подключается к учётной системе через стандартный интерфейс OData и к таблицам. Он собирает остатки, подсвечивает позиции с низким запасом и короткими сроками, готовит черновики заявок и сообщений заведующим. Отправлять заявки и менять документы может только человек после подтверждения. Платформа ставится на сервер компании, подключение настраивается вместе с клиентом.
Может ли агент сам заказывать товар у поставщика?
Нет, он готовит только черновик заявки. Закупщик проверяет состав и количества, затем отправляет заявку сам. Платёж и подтверждение условий тоже остаются за человеком.
Нужно ли менять учётную систему аптеки?
Обычно нет. Агент работает с тем, что уже есть, главное, чтобы данные об остатках и партиях можно было выгрузить в понятном виде.
Как подсказать агенту, какие позиции важнее?
Правила задаются обычными словами: например, какие группы товаров считать приоритетными и какой запас по ним держать. Программист для этого не нужен.
Выберите одну аптеку или группу позиций и соберите для неё первую сводку остатков.