Какие данные нужны в оптовой цепочке
У оптовика цепочка длинная: заказ клиента, резерв товара, отгрузка, документы, оплата. На каждом шаге данные могут разойтись: клиент подтвердил одно количество, склад отгрузил другое, а в счёте указано третье. Чтобы этого избежать, для каждого шага нужно понимать, что фиксируется, кто за это отвечает и чем подтверждается.
Разбор по полям: что, кто, когда
| Что | Кто | Когда | Чем подтверждается |
|---|---|---|---|
| Заказ клиента | Менеджер по продажам | При получении заявки | Письмо или запись в CRM со списком позиций |
| Резерв остатка | Менеджер и кладовщик | После согласования заказа | Отметка о резерве в 1С |
| Отгрузка | Кладовщик | В день отгрузки | Накладная и товарно-транспортный документ |
| Счёт и ЭСЧФ | Бухгалтер | После отгрузки | Документы в учётной системе и на портале налоговых органов |
| Оплата | Бухгалтер и менеджер | По условиям договора | Банковская выписка и разнесение в 1С |
Заказы: что проверять до резерва
До резерва нужно убедиться, что позиции написаны однозначно, а клиент не превысил условия договора. Агент сверяет заявку с номенклатурой в 1С, показывает остаток и предлагает аналоги, если нужного нет. Менеджер выбирает вариант и подтверждает письмо клиенту.
Остатки: на что смотреть агенту
Остаток в системе и остаток на полке не всегда совпадают. Агент не видит склад, он видит записи, поэтому полезно подсказывать менеджеру, где данные выглядят подозрительно: отрицательный остаток, давно не двигавшаяся позиция, резерв без заказа. Проверку на месте выполняет человек.
Хороший сигнал для сводки — разница между остатком и суммой резервов по позиции. Если она отрицательная, значит, обещано больше, чем есть.
Дебиторка: кто и когда напоминает
Контроль долгов должен идти по понятному правилу. Например, до даты платежа клиенту уходит мягкое напоминание, после даты менеджер связывается лично, дальше вопрос обсуждает руководитель. Агент готовит список клиентов для каждого шага и черновики писем, а менеджер решает, кому и в каком тоне писать.
Электронные документы и сверка с таблицей
Электронные счета-фактуры оформляются на портале налоговых органов, а записи о них ведутся в учётной системе. Если эти данные расходятся, возникают вопросы у бухгалтерии и у клиента. Агент может сверить список выписанных документов с отгрузками в 1С и показать накладные, по которым счёт-фактура ещё не оформлена. Выписывает и подтверждает документы бухгалтер.
Такая сверка полезна в конце периода, когда времени мало, а пропущенный документ означает лишнюю переписку с клиентом.
Какие задачи опта берёт на себя платформа
Coagent подключается к 1С через стандартный интерфейс OData, к почте, CRM и таблицам. Агент менеджера собирает заявки в единый список, агент бухгалтера готовит сверки, агент кладовщика напоминает об отгрузках. Все письма и документы клиенту уходят только после подтверждения сотрудника, а агенты работают с теми правами, которые заданы для каждого человека.
Вопросы оптовиков об агенте
Нужно ли переводить склад на новую систему ради агента?
Нет. Агент работает с тем, что есть: учётной системой, таблицами и почтой. Если данные ведутся неаккуратно, его подсказки будут менее точными, поэтому сначала стоит навести порядок в справочниках и остатках.
Как агент относится к клиентам с индивидуальными условиями?
Он учитывает только то, что записано. Условия отсрочки, скидки и особые правила стоит внести в карточку клиента или в таблицу, тогда агент подготовит письма и напоминания с учётом этих договорённостей.
Кто принимает решение, если остатка не хватает?
Решение принимает менеджер вместе с руководителем отдела: предложить аналог, разделить поставку или перенести срок. Агент предложит варианты и подготовит письмо клиенту, но отправит его только после согласия сотрудника.
Заполните такую таблицу по своему процессу: она покажет, на каком шаге данные расходятся чаще всего.