Если закупщик каждое утро собирает остатки из нескольких файлов
Это самая частая картина: остатки выгружаются из 1С, продажи лежат в другом отчёте, а сроки поставки записаны в личной таблице. Агент может читать данные из 1С через стандартный интерфейс OData, сводить их в одну табличку и предлагать позиции, которые пора заказывать. Закупщик получает готовую основу и принимает решение сам.
Если товар заканчивается раньше, чем приходит заказ
Причина обычно не в одной ошибке, а в сочетании факторов. Чтобы разобраться, агенту дают список вопросов, а закупщик проверяет ответы:
- Совпадает ли реальный срок поставки с тем, что записано в карточке поставщика.
- Не изменился ли спрос из-за акции, сезона или появления конкурента рядом.
- Правильно ли задан минимальный остаток для этой позиции.
- Не был ли заказ подготовлен позже, чем нужно, из-за ручной сборки данных.
Если поставщик изменил цену или не подтвердил заказ
Агент может заметить расхождение между ценой в заказе и ценой в ответе поставщика и подготовить черновик письма с вопросом. Само письмо отправляет сотрудник после проверки. Изменение условий в договоре или в заказе также вносится только после подтверждения человека.
Полезно заранее договориться, как именно агент формулирует вопрос: какая позиция, какая цена в заказе, какая в ответе, на какую дату запрошена поставка. Тогда письмо поставщику получается коротким и однозначным, и закупщику остаётся только проверить факты.
Если на складе и в магазинах залёживается товар
Здесь агент полезен как наблюдатель: он собирает позиции, у которых давно не было движения, и показывает их закупщику вместе с остатками по точкам. Дальше решает человек: перераспределить товар между магазинами, запустить скидку или прекратить повторные заказы.
Если нужно сравнить предложения нескольких поставщиков
Сравнение удобно держать в одной таблице с одинаковыми критериями. Агент заполняет её из писем и прайсов, а закупщик оценивает итог.
| Критерий | Что делает агент | Что решает закупщик |
|---|---|---|
| Цена за единицу | Сводит цены из прайсов и писем | Оценивает, насколько цена устойчива |
| Срок поставки | Сверяет сроки с историей заказов | Решает, можно ли на него положиться |
| Условия оплаты | Выписывает условия в одну строку | Согласует отсрочку с финансовой службой |
| Минимальная партия | Сравнивает партию с продажами точки | Выбирает объём заказа |
Особенности белорусской розницы, которые стоит учесть
В белорусской рознице закупщик часто работает сразу с несколькими поставщиками разного масштаба: от местных производителей до импортёров из стран ЕАЭС и ЕС. У каждого свои сроки, минимальные партии и формат прайса: один присылает Excel, другой пишет в письме, третий выкладывает цены в личном кабинете. Приходные накладные оформляются по правилам законодательства Республики Беларусь, поэтому спорные вопросы стоит уточнять у бухгалтера.
Готовя заказ, закупщик и агент проверяют одно и то же:
- Хватит ли остатка до даты следующей поставки с учётом текущей скорости продаж.
- Совпадает ли фасовка в прайсе с единицей, в которой товар ведётся в 1С.
- Нет ли действующей акции, которая изменит спрос на ближайшие недели.
- Не просрочена ли предыдущая поставка этого же поставщика и закрыты ли по ней расхождения.
Что в такой схеме делает платформа
Coagent подключается к 1С, почте и таблицам Excel или Google, а правила пополнения описываются обычными словами, без программиста. Простые действия, например сбор сводки, агент выполняет сам. Отправка письма поставщику и подтверждение заказа происходят только после решения сотрудника.
Составьте список из пяти позиций, которые чаще всего заканчиваются, и проверьте на них правила пополнения.