Что считается первичным документом и откуда он приходит
Первичный документ подтверждает хозяйственную операцию: накладная, акт, счёт, транспортная накладная. В белорусской практике часть документов приходит в электронном виде, например электронные накладные ТТН или счета-фактуры на портале налоговых органов, а часть по-прежнему присылают письмом со сканом.
Бухгалтеру приходится открывать письмо, читать документ и переносить цифры в 1С. Это и есть работа, которую можно подготовить заранее.
Распознавание: превращаем картинку в данные
Распознаванием называют перевод скана или фотографии в текст и поля. Программа находит номер, дату, название поставщика, перечень товаров и суммы. Чем чётче скан, тем меньше неточностей, а рукописные пометки и штампы могут сбивать распознавание.
Поэтому результат распознавания нельзя принимать на веру: это не готовые данные, а предположение, которое нужно проверить.
Сверка с контрагентом: кто на самом деле прислал
Сверка означает, что найденные в документе реквизиты сравниваются со справочником контрагентов. Главный ориентир здесь УНП. Если по нему найден поставщик из базы, документ привязывается к нему, а если нет, агент оставляет пометку и ничего не создаёт без вопроса.
| Понятие | Простыми словами | Пример в работе |
|---|---|---|
| Распознавание | Чтение скана программой | Из письма достаётся номер накладной и дата |
| Сверка | Поиск совпадений в справочнике | По УНП находится поставщик в 1С |
| Черновик | Документ, ещё не проведённый в учёте | Накладная создана, но не проведена |
| Проверка | Решение человека | Бухгалтер сверяет суммы со сканом и проводит документ |
Черновик: документ, который можно исправить
Черновик создаётся в 1С через стандартный интерфейс OData и остаётся непроведённым. Он нужен, чтобы человек увидел готовую заготовку и не набирал её с нуля. Если в черновике что-то не так, его правят или удаляют, а учёт при этом не страдает.
Coagent как платформа ИИ-агентов подключается к почте и 1С так, чтобы агент находил вложения, разбирал их и готовил такие черновики. Проведение документа и отправка писем остаются за сотрудником.
Проверка человеком: что смотрит бухгалтер
Проверка не должна превращаться в формальный клик. Чтобы она работала, у бухгалтера должен быть короткий список вопросов к каждому черновику:
- совпадают ли поставщик и договор с реквизитами документа;
- совпадают ли суммы и количество со сканом;
- нет ли дублей: такой документ мог прийти дважды;
- правильно ли выбрана номенклатура и единица измерения;
- подходит ли дата документа для текущего периода.
Как это выглядит на практике: путь одного письма
Чтобы понятия не казались абстрактными, пройдём путь одного письма. Допустим, поставщик прислал накладную в формате скана и письмо с коротким текстом. Ниже последовательность, которую можно настроить для бухгалтерии.
Агент находит новое вложение
Он следит за выбранной папкой почты и замечает письма с вложениями от известных адресов. Остальные письма агент не трогает, пока ему не дано такое правило.
Читает документ и выделяет поля
Номер, дата, реквизиты поставщика, перечень позиций и суммы собираются в таблицу. Сомнительные поля помечаются, чтобы человек обратил на них внимание.
Сверяет данные со справочником
По УНП ищется контрагент, по названиям позиций ищется номенклатура. Если совпадения нет, агент предлагает ближайшие варианты, но выбор остаётся за бухгалтером.
Создаёт черновик в 1С
Документ создаётся без проведения. Бухгалтер получает уведомление, открывает черновик рядом со сканом и принимает решение.
Возьмите десяток писем с вложениями и отметьте, какие поля вы переносите в 1С руками.